تحسين الإنتاجية باستخدام Google Apps for Work

لماذا قد ترغب الشركات الصغيرة في دمج Google Apps for Work من خلال مضيف الويب وكيف يمكنها تحسين الإنتاجية & كفاءة.


إيجابيات وسلبيات Google Apps for Work

قد يكون لدى شركة الاستضافة الخاصة بك الشيء الوحيد لتحسين الإنتاجية في مكان عملك. يطلق عليه Google Apps for Work. إذا لم تكن تستخدمه ، فأنت في عداد المفقودين.

Google Apps for Work (المعروفة الآن باسم G Suite) يوفر بريدًا إلكترونيًا للنشاط التجاري (@ yourdomain.com) ومشاركة الملفات عبر الإنترنت واجتماعات الفيديو ، كل ذلك في خدمة واحدة. يمكنك استخدامه كتواصل أعمال قائم على السحابة ، والتعاون ، ومشاركة الملفات ، ومجموعة الإدارة. بعض مضيفي الويب (مثل Bluehost و GreenGeeks, & iPage على سبيل المثال لا الحصر) دخلت في شراكة مع Google لدمج Apps for Work مباشرةً في حسابك الحالي لاستضافة الويب ، مما يسهل عليك الحصول عليه. السؤال الكبير هو: “هل أحتاج حقًا إلى Google Apps for Work وإلى أي مدى سيساعد عملي حقًا؟” لا يمكنني أيضًا الحصول على هذه الخدمات مجانًا?

نعم ، يمكنك استخدام جميع تطبيقات Google Apps for Work مجانًا ، بشكل منفصل عن بعضها البعض. ولكن هذا مؤلم قليلاً لأن لديك تسجيلات دخول منفصلة ولكن ليس لديك واجهة مركزية لإدارتها. لا يمكنك أيضًا وضع علامة على اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك ضمن نطاقك. سيكون لديك فقط عناوين البريد الإلكتروني [email protected] ، وليس عناوين [email protected] ليس جيدًا جدًا لإسقاط صورة احترافية.

في المقابل ، توفر Google Apps البريد الإلكتروني على نطاقك بواجهة Gmail ، ومساحة تخزين أكبر في Gmail ، ومساحة إضافية في Google Drive ، ودعم الهاتف والبريد الإلكتروني على مدار الساعة ، وضمان وقت التشغيل بنسبة 99.9٪. يعمل محرر مستندات Google مع Microsoft Outlook. هناك إعدادات أمان لن تحصل عليها مع منتج مجاني ويمكنك إضافة حسابات مستخدمين أخرى وإدارتها.

لإبقاء الأمور بسيطة للغاية وكل ذلك في مكان واحد ، يمكنك حتى تسجيل وإدارة نطاقك من خلال Google Domains ، الذي يرتبط بـ Google Apps for Work. ولكن ليس عليك ذلك. الأمر متروك لك تمامًا.

مزايا

إليك بعض المزايا الأكثر بروزًا لـ Apps for Work.

البريد الإلكتروني للعلامة التجارية

السبب الرئيسي للاستفادة من عرض مضيفك لـ Google Apps for Work هو ، بطبيعة الحال ، البريد الإلكتروني ذي العلامة التجارية بدون واجهة التهيئة المربكة المقدمة عبر cPanel أو Plesk عند استخدام Google Apps for Work مع ترتيب استضافة الويب الخاص بك ، يمكنك أيضًا الحصول على بعض أفضل تصفية متاحة للبريد العشوائي. تمتلك Google حافزًا وميزة في هذه المساحة لأنها تحتوي على الكثير من مخالب في الشبكات وترى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني تمر عبر نفسها.

لأسباب قانونية عديدة ، من الحكمة أن تحتفظ العديد من الشركات بنسخ من جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة عبر نطاقاتها. يعد Google Vault في Google Apps for Work طريقة واحدة للقيام بذلك.

باستخدام Google Vault ، يتم الاحتفاظ بجميع البريد الإلكتروني والدردشات والمرفقات ، وحتى المستندات الأخرى التي تقوم بإنشائها وتخزينها في Google Apps for Work ، وقابلة للتدقيق ، وقابلة للبحث ، وقابلة للتصدير ، و “مقفلة” للاكتشاف في حالة رفع دعوى قضائية ضد شركة أو تحتاجها إثبات الامتثال للوائح. يمكنك شراء تراخيص Vault كإضافة مقابل 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

الإضافات الخارجية

مرة أخرى عندما كانت تسمى Google Apps for Business ، ولدت Google Apps for Work صناعة مكونات إضافية جديدة. يبرمج مطورو الجهات الخارجية التطبيقات لنظام تطبيقات الإنتاجية في Google التي تكون جيدة أو أفضل من البرامج المستقلة.

مثال على مكون إضافي مفيد لمصمم ويب أو مطور برامج هو LucidChart. باستخدام هذا البرنامج الإضافي ، يمكنك الحصول على معظم ميزات برنامج التخطيط الانسيابي والرسوم التخطيطية مجانًا ، وبقية الميزات مقابل رسوم رمزية شهرية أو سنوية. يتكامل LucidChart مع ميزات التعاون في Google Apps for Work بحيث تعمل مشاركة المستند تمامًا مثلما تفعل مجموعة الإنتاجية الأصلية من Google.

هناك مكون إضافي رائع آخر لإنتاجية Google Apps for Work للويب ومطوري الجوال NodeFire.com. باستخدام NodeFire ، يمكنك تصميم الرسوم المتحركة بتنسيق HTML5 واختبارها ونشرها لموقعك على الويب. تقتصر النسخة المجانية من التطبيق على بعض مراحل الرسوم المتحركة ويتم تقييد الشفرة المنشورة. مقابل 12 دولارًا في الشهر ، يمكنك فتح هذه الميزات والعديد من الميزات الأخرى.

مساحة غير محدودة

تبلغ تكلفة Google Apps for Work ، كخطة أساسية ، 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا مقابل 30 غيغابايت من التخزين السحابي. ومع ذلك ، إذا كانت مساحة التخزين لكل مستخدم ، على سبيل المثال ، لملفات التصميم الكبيرة مشكلة بالنسبة لعملك عبر الإنترنت ، مقابل 5 دولارات إضافية لكل مستخدم شهريًا (ما مجموعه 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا ، للتوضيح) يمكن أن يكون لكل مستخدم عدد غير محدود مساحة تخزين إذا كان لديك أكثر من 5 مستخدمين (1 تيرابايت لكل مستخدم لأقل من 5) وستتمكن من تحميل ما يصل إلى 5 تيرابايت في لقطة واحدة. على الرغم من أن 5 تيرابايت هو عدد ضخم للدفع حتى خلال بعض الاتصالات الأسرع. إذا كنت تتعامل مع عدة تيرابايت من البيانات بأي انتظام ، فإن Amazon S3 هو طريقة أسرع لتحميل البيانات عبر البريد الفعلي عبر محرك أقراص ثابتة إلى فريق الدعم الخاص بهم. يبدو أن Google Apps for Work ، حتى كتابة هذه السطور ، لا تقدم هذه الخدمة.

توافق الجهاز

من السهل حقًا استخدام محرر مستندات Google بين أجهزة متعددة ، حتى تلك التي تعمل بنظام Linux.

حفظ تلقائي

شيء واحد أنقذ لحم الخنزير المقدد الخاص بي حقًا في عدد من المناسبات هو مدى تكرار حفظ مستندات Google تلقائيًا لعملك. إذا كنت بحاجة إلى العودة إلى المراجعة السابقة ، فلديك بعض الخيارات هناك أيضًا.

كل هذه المزايا هي الذهب لشركات استضافة الويب التي تسعى إلى إلغاء تحميل البريد الإلكتروني ودعم تطبيقات الإنتاجية. إذا كانت Google تفعل هذه الأشياء جيدًا بالفعل ، فلماذا عليها تحمل العبء ?

سلبيات

ولكن ، اعلم أن هناك بعض العوائق لاستخدام Google Apps for Work.

قيود البريد الإلكتروني

هل لديك بالفعل صندوق بريد كبير وتريد الانتقال من Outlook إلى Gmail؟ إذا كانت كبيرة جدًا ، فقد لا تنتقل إلى Google Apps for Work. سيتعين عليك أيضًا إعادة إنشاء جميع قواعد Outlook كفلاتر Gmail.

على الرغم من أنه يمكنك التحقق من البريد الإلكتروني عبر واجهة Gmail المستندة إلى الويب وعلى جميع أجهزتك المحمولة باستخدام Google Apps for Work ، إلا أنه في بعض الأحيان هناك عوائق فنية في Outlook يمكن أن تكون محبطة. على سبيل المثال ، وجد بعض مستخدمي Outlook أنهم يواجهون مشاكل مع ActiveSync و Outlook عند التواصل مع POP و IMAP في Gmail. يمكن لفريق دعم Google المساعدة في معظم الحالات ، ولكننا جميعًا نعلم أن Outlook (المعروف أيضًا باسم “احذر!”) يمكن أن يكون متقلبًا في بعض الأحيان ، ويتحدى حتى بعض المحاولات الأكثر دراية بإصلاح مشكلاته.

قيود حجم الملف

تتجاوز الصور عالية الدقة بانتظام 2 ميغابايت. لا يمثل تحميل صور فردية أكبر من 2 ميغابايت مشكلة بالنسبة لـ Google Apps for Work. ولكن ، لن يتم تحميل أي مستندات بها صور أكبر إلى النظام. تقتصر المستندات النصية أيضًا على حوالي 1 مليار حرف لكل منها. ليس جيدًا بما يكفي إذا كانت ملفات نشاطك التجاري تحتوي على كميات كبيرة من البيانات الأولية (مثل نقاط GPS والبيانات العلمية وما إلى ذلك). عروض الشرائح محدودة بـ 400 شريحة لكل منها. ولكن ، إذا كان لديك العديد من الشرائح في عرض تقديمي واحد ، فقد تحتاج إلى إعادة التفكير في هذا العرض التقديمي.

قيود العملة

عندما تدفع مقابل Google Apps for Work ، إذا لم تدعم Google الشراء بالعملة الرسمية لبلدك ، فيجب عليك الدفع مقابله بالدولار الأمريكي ، أو بالقيمة المكافئة للدولار الأمريكي بعملة بلدك. إذا كنت تتعامل حصريًا بعملة أخرى غير الدولار الأمريكي أو خيارات أخرى مثل اليورو ، فسيتعين عليك تخطيط التكاليف بعد تحويل عملتك المحلية إلى معدل الذهاب ، مما قد يتسبب في مشاكل في توقعات النفقات. جوجل لديها

سوء تصرف تطبيقات الطرف الثالث

على الرغم من وجود العديد والعديد من التطبيقات التي تعمل جيدًا مع Google Apps for Work ، إلا أن هناك تطبيقات أخرى ترقى إلى مستوى الإعلان أو أنها منتفخة تمامًا وغير مجدية. لسوء الحظ ، يستغرق الأمر التجربة والخطأ لمعرفة أي منها يستحق التثبيت حقًا.

خصوصية

بينما تخزن بسعادة رسائل البريد الإلكتروني والمستندات في Google Apps for Work ، فإن الخدمة تراقب أيضًا المحتوى الموجود لديك وتحفره للحصول على معلومات حول نشاطك التجاري. قد لا يكون هذا أمرًا مهمًا لمتجر أمي والبوب ​​الذي يجد المقايضة مقبولة. لكن أي شركة تتعامل مع الحكومة أو الشؤون المالية أو الرعاية الصحية أو غيرها من القطاعات حيث تكون الخصوصية لها أهمية قصوى ستحتاج إلى فحص هذه المقايضة عن كثب من وجهة نظر قانونية.

الاتصال

مع كل النفور من الحوسبة السحابية كونها الطريقة الجديدة للعمل ، فإن هذا الضجيج يكون قليلاً من الراحة عندما تقطعت السبل في مطار بإشارة لاسلكية ضعيفة أو بدون إشارة لاسلكية. إذا لم تتمكن من الاتصال بالإنترنت ، فلن تتمكن من الوصول إلى مستنداتك. حظًا سعيدًا في تعديل عرض اللحظة الأخيرة إذا تم تخزينه في محرر مستندات Google. هناك خيارات في وضع عدم الاتصال, ولكن عليك التفكير مسبقًا لاستخدامها في أزمة الاتصال.

على سبيل المثال ، كنت في رحلة بحرية مع عائلتي وكان لدي نقاط اتصال على طول طريقنا. لكنني أردت أن أكتب عندما كنا في البحر. لقد قمت بتنزيل تطبيق المستندات وكنت أعمل في المستند الخاص بي ، فقط لأدرك أنني أهملت مزامنة أحدث التغييرات التي قمت بإجرائها على الإصدار غير المتصل على جهاز iPad. عندما عدت إلى المنزل ، وجدت أنه لدي بالفعل نسختان من الوثيقة. واحد في السحابة والآخر على جهاز iPad. ما زلت لم أتمكن من التوفيق بين الاثنين لأنني أخشى أن أضيع الوقت الذي سيستغرقه لمعرفة ذلك.

استنتاج

يعد Google Apps for Work نعمة لأصحاب الأعمال الذين يرغبون في إدارة برامج الإنتاجية والبريد الإلكتروني وخدمات تكنولوجيا المعلومات الأخرى الخاصة بهم ضمن واجهة واحدة. لكنها تأتي على حساب خطر أو فقدان الخصوصية. يجب أن تفكر في التعرض للمخاطر والتسامح قبل الاشتراك في الخدمة إما عن طريق مضيف الويب الخاص بك أو بنفسك.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map