שפר את הפרודוקטיביות עם Google Apps for Work

מדוע עסקים קטנים עשויים לרצות לשלב את Google Apps for Work דרך מארח האינטרנט שלהם וכיצד הוא יכול לשפר את הפרודוקטיביות & יעילות.


היתרונות והחסרונות של Google Apps for Work

לחברת האירוח שלך יכול להיות בדיוק הדבר לשיפור התפוקה במקום העבודה שלך. זה נקרא Google Apps for Work. אם לא השתמשת בו, אתה מחמיץ.

Google Apps for Work (המכונה כיום G Suite) מספק דוא”ל עסקי (@ yourdomain.com), שיתוף קבצים מקוון ופגישות וידאו, הכל בשירות אחד. אתה יכול להשתמש בו כתקשורת עסקית מבוססת ענן, שיתוף פעולה, שיתוף קבצים וחבילת ניהול. כמה מארחי אתרים (כגון Bluehost, GreenGeeks, & iPage (אם נזכיר כמה וכמה) הצטרפו לשותפות עם Google כדי לשלב את Apps for Work ישירות בחשבון אירוח האינטרנט הקיים שלך, מה שמקל עליך להשיג את זה. השאלה הגדולה היא: “האם אני באמת זקוק ל- Google Apps for Work וכמה זה באמת יעזור לעסק שלי?” כמו כן, איני יכול לקבל שירותים אלה בחינם?

כן, אתה יכול להשתמש בכל היישומים של Google Apps for Work בחינם, בנפרד זה מזה. אבל זה קצת כואב מכיוון שיש לך כניסות נפרדות אך אין ממשק מרכזי לניהולן. אתה גם לא יכול למתג את תקשורת הדוא”ל שלך תחת הדומיין שלך. יהיו לך רק כתובות דוא”ל [email protected], ולא כתובות [email protected] לא כל כך טוב להצגת תדמית מקצועית.

לעומת זאת, Google Apps מספקת דוא”ל בדומיין שלך עם ממשק Gmail, שטח אחסון נוסף בג’ימייל, שטח נוסף בכונן Google, תמיכה טלפונית מסביב לשעון ודוא”ל, והתחייבות למשך 99.9% זמן עבודה. Google Docs אכן עובד עם Microsoft Outlook. יש הגדרות אבטחה שלא תקבלו עם מוצר בחינם ותוכלו להוסיף ולנהל חשבונות משתמש אחרים.

כדי לשמור על דברים סופר פשוטים והכל במיקום אחד, אתה יכול אפילו לרשום ולנהל את הדומיין שלך באמצעות דומיינים של גוגל, הקשורים ל- Google Apps for Work. אבל אתה לא צריך. זה לגמרי תלוי בך.

יתרונות

להלן כמה מהיתרונות הבולטים של Apps for Work.

דוא”ל ממותג

הסיבה העיקרית לנצל את ההצעה של המארח שלך ב- Google Apps for Work היא כמובן דוא”ל ממותג ללא ממשק התצורה המבלבל המוצע באמצעות cPanel או Plesk כשאתה משתמש ב- Google Apps for Work עם הסדר אירוח אתרים שלך, אתה מקבל גם חלק מ סינון הספאם הטוב ביותר שקיים. לגוגל יש תמריץ ויתרון במרחב הזה מכיוון שיש לו כל כך הרבה זרועות אל הרשתות ורואה כל כך הרבה מהדוא”ל עובר דרך עצמה.

מסיבות משפטיות רבות, עסקים רבים חכמים לשמור עותקים של כל הדוא”ל שנשלח והתקבל דרך התחומים שלהם. הכספת של Google ב- Google Apps for Work היא דרך אחת שתוכלו לעשות זאת.

באמצעות הכספת של גוגל, כל הדוא”ל, הצ’אטים, הקבצים המצורפים ואפילו מסמכים אחרים שאתה יוצר ואוחסן ב- Google Apps for Work נשמרים, ניתנים לביקורת, לחיפוש, לייצוא ו”נכלאים “לגילוי במקרה בו חברה נתבעת או צריכה להוכיח עמידה בתקנות. אתה יכול לקנות רישיונות כספת כתוספת במחיר של 5 $ למשתמש לחודש.

תוספים של צד שלישי

כשנקרא Google Apps for Business, Google Apps for Work הוליד ענף תוספים חדש. מפתחים של צד שלישי תיכנתו אפליקציות עבור מערכת הפריון של Google עבור אפקטיביות של Google, טובים או טובים יותר מתוכניות עצמאיות..

דוגמה לתוסף שימושי עבור מעצב אתרים או מפתח תוכנה היא LucidChart. באמצעות תוסף זה תוכלו לקבל בחינם את מרבית התכונות של תוכנת תרשימי זרימה ודיאגרמות מתקדמות, ואת שאר התכונות תמורת תשלום סמלי חודשי או שנתי. LucidChart משתלב עם תכונות שיתוף הפעולה של Google Apps for Work כך ששיתוף המסמכים שלך עובד בדיוק כמו שעושה חבילת הפריון המקורית של Google.

עוד תוסף פרודוקטיביות נהדר של Google Apps for Work למפתחי אינטרנט וניידים הוא NodeFire.com. עם NodeFire, אתה יכול לעצב, לבדוק ולפרוס אנימציות HTML5 לאתר שלך. הגרסה החינמית של האפליקציה מוגבלת למספר שלבי אנימציה והקוד שפורסם מוגבל. תמורת 12 דולר לחודש, תוכלו לבטל את הנעילה של תכונות אלה ורבות אחרות.

שטח ללא הגבלה

Google Apps for Work, כתוכנית בסיסית, הוא 5 דולר למשתמש בחודש עבור אחסון בענן של 30 GB. עם זאת, אם שטח אחסון למשתמש, נניח, עבור קבצי עיצוב גדולים היה בעיה עבור העסק המקוון שלך, תמורת 5 דולר נוספים למשתמש לחודש (בסך הכל 10 $ למשתמש למשתמש בחודש, כדי להיות ברור) לכל משתמש יכול להיות מוגבל ללא הגבלה שטח אחסון אם יש לך יותר מחמישה משתמשים (1 TB לכל משתמש בפחות מ- 5) ותוכל להעלות עד 5 טרה-בתים בצילום אחד. למרות זאת, חמישה טרה-בייט זה הרבה מאוד לחדור דרך אפילו כמה מהקשרים המהירים יותר. אם אתם מתמודדים עם מספר טרה-בתים של נתונים עם כל סדירות, S3 של אמזון היא דרך מהירה להעלות נתונים באמצעות שליחת פיזית של כונן קשיח לצוות התמיכה שלהם. נראה ש- Google Apps for Work נכון לכתיבת שורות אלה אינו מציע שירות זה.

תאימות מכשירים

זה ממש קל להשתמש ב- Google Docs בין מספר מכשירים, אפילו כאלה שמריצים לינוקס.

שמירה אוטומטית

דבר שבאמת הציל את הבייקון שלי במספר הזדמנויות הוא באיזו תדירות שומר Google Docs באופן אוטומטי את העבודה שלך. אם אתה צריך לחזור למהדורה קודמת, יש לך גם כמה אפשרויות שם.

כל היתרונות הללו הם זהב עבור חברות אירוח אתרים המבקשות להוריד דוא”ל ותמיכה באפליקציות לפרודוקטיביות. אם גוגל כבר עושה את הדברים האלה טוב, מדוע שהם יצטרכו לנטל את הנטל ?

חסרונות

אך שימו לב שיש כמה חסרונות בשימוש ב- Google Apps for Work.

מגבלות אימייל

יש לך כבר תיבת דואר נכנס גדולה ואתה רוצה לעבור מ- Outlook ל- Gmail? אם הוא גדול מדי, ייתכן שהוא לא יעבור ל- Google Apps for Work. כמו כן, תצטרך ליצור מחדש את כל כללי Outlook שלך כשמסנני Gmail.

למרות שאתה יכול לבדוק דוא”ל באמצעות הממשק מבוסס הג’ימייל של Gmail ובכל המכשירים הניידים שלך עם Google Apps for Work, לפעמים יש שיהוקים טכניים עם Outlook שיכולים להיות מתסכלים. לדוגמה, חלק ממשתמשי Outlook גילו שהם נתקלים בבעיות ב- ActiveSync וב- Outlook כאשר הם מתממשקים עם POP ו- IMAP של Gmail. צוות התמיכה של גוגל יכול לסייע ברוב המקרים, אך כולנו יודעים ש- Outlook (למשל “תיזהר!”) יכול להיות די גחמני לעיתים, תוך התריסות אפילו לכמה מהניסיונות הידע ביותר לתקן את הבעיות שלו..

מגבלות גודל קובץ

צילומים ברזולוציה גבוהה עוברים באופן קבוע 2 מגה-בתים. העלאת תמונות בודדות העולות על 2 מגה בייט אינה בעיה עבור Google Apps for Work. עם זאת, מסמכים עם תמונות גדולים יותר המוטמעים בהם לא יעלו למערכת. מסמכי טקסט מוגבלים גם לכמיליארד תווים כל אחד. לא מספיק טוב אם בקבצי העסק שלך יש כמויות גדולות של נתונים גולמיים (כלומר נקודות GPS, נתונים מדעיים וכו ‘). מצגות שקופיות מוגבלות ל -400 שקופיות כל אחת. אבל, אם יש לך שקופיות רבות כל כך במצגת אחת, יתכן שתצטרך לחשוב מחדש על המצגת הזו.

מגבלות מטבע

כשאתה משלם עבור Google Apps for Work, אם Google אינה תומכת ברכישה במטבע הרשמי של מדינתך, עליך לשלם עבורו בדולר ארה”ב, או בשווי המקביל לדולר ארה”ב במטבע המדינה שלך. אם אתה מתמודד באופן בלעדי במטבע שאינו דולר ארה”ב או באופציות אחרות כמו האירו, תצטרך לתכנן עלויות לאחר המרת המטבע המקומי לשער החוזר, מה שעלול לגרום לבעיות בתחזיות ההוצאות. לגוגל יש

התנהגות לא נכונה של אפליקציות של צד שלישי

אמנם יש יישומים רבים, רבים שמשחקים היטב עם Google Apps for Work, אך יש כאלה שמסתכמים רק במודעות או שהם לגמרי נפוחים וחסרי תועלת. לרוע המזל, נדרש ניסוי וטעייה כדי להבין אילו באמת כדאי להתקין.

פרטיות

בזמן שאתה מאחסן בשמחה את הדוא”ל והמסמכים שלך ב- Google Apps for Work, השירות עוקב גם אחר התוכן שיש לך וקודח אותם למידע על העסק שלך. יתכן שזה לא עניין גדול לחנות של אמא ופופ שמוצאת את הסחר הזה מקובל. אך כל עסקים העוסקים במגזר ממשלתי, פיננסי, שירותי בריאות או מגזרים אחרים שבהם הפרטיות היא בעלת חשיבות עליונה, יצטרכו לבחון את הסחר ההוא מקרוב מבחינה משפטית..

קישוריות

כשכל חצוצרת המחשוב בענן היא הדרך החדשה לעבודה, ההייפ הזה הוא נוח מעט כשאתה תקוע בשדה תעופה עם איתות אלחוטי גרוע או חסר. אם אינך יכול להתחבר לאינטרנט, אינך יכול להגיע למסמכים שלך. בהצלחה עריכה של אותה מצגת ברגע האחרון אם היא הייתה מאוחסנת ב- Google Docs. יש אפשרויות לא מקוונות, אבל תצטרך לחשוב קדימה כדי להשתמש בהם במשבר קישוריות.

לדוגמה, הייתי בשייט עם משפחתי והיו לי נקודות קישוריות לאורך המסלול שלנו. אבל רציתי לכתוב כשהיינו בים. הורדתי את אפליקציית Docs ועבדתי במסמך שלי, רק כדי להבין שהזנחתי לסנכרן את השינויים האחרונים שלי לגרסה הלא מקוונת ב- iPad שלי. כשחזרתי הביתה גיליתי שאכן היו לי שתי גרסאות למסמך. אחד בענן ואחד באייפד שלי. עדיין לא הסתפקתי להשלים עם השניים כי אני חושש לאבד את הזמן שייקח כדי להבין את זה.

סיכום

Google Apps for Work מעניק לבעלי עסקים שרוצים לנהל את תוכנת הפרודוקטיביות, הדוא”ל ושירותי ה- IT האחרים שלהם תחת ממשק אחד. אבל זה אכן עולה במחיר של סיכון או אובדן של פרטיות. עליך לקחת בחשבון את חשיפת הסיכון שלך ואת הסובלנות לפני שתירשם לשירות באמצעות מארח האינטרנט שלך או לבד.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map