Paranna tuottavuutta Google Apps for Work -sovelluksella

Miksi pienyritykset saattavat haluta integroida Google Apps for Work -sovelluksensa web-isännänsä kautta ja kuinka se voi parantaa tuottavuutta & tehokkuus.


Hyödyt ja haitat Google Apps for Work -sovelluksesta

Isäntäyritykselläsi saattaa olla vain asia parantaa tuottavuutta työpaikallasi. Sitä kutsutaan Google Apps for Work -sovellukseksi. Jos et ole käyttänyt sitä, menetät ikäväsi.

Google Apps for Work (tunnetaan nyt nimellä G Suite) tarjoaa yrityssähköpostin (@ omaverkkotunnus.com), verkkotiedostojen jakamisen ja videotapaamiset yhdessä palvelussa. Voit käyttää sitä pilvipohjaisena yritysviestintänä, yhteistyönä, tiedostojen jakamisena ja hallintaohjelmana. Jotkut verkkoisäntäkoneet (kuten Bluehost, GreenGeeks, & iPage (muutamia mainitakseni) ovat tehneet yhteistyötä Googlen kanssa integroidaksesi Apps for Work -sovelluksen suoraan nykyiseen Web-hosting-tiliisi, mikä tekee siitä helpon hankkimisen. Iso kysymys on: “Tarvitsenko todella Google Apps for Work -sovellusta ja kuinka paljon se todella auttaa yritystäni?” En myöskään voi saada näitä palveluita ilmaiseksi?

Kyllä, voit käyttää kaikkia Google Apps for Work -sovelluksia ilmaiseksi, erikseen. Mutta se on hiukan tuskaa, koska sinulla on erilliset kirjautumiset, mutta et ole keskitettyä käyttöliittymää niiden hallintaan. Et voi myöskään merkitä sähköpostiviestintääsi verkkotunnuksellasi. Sinulla on vain [email protected] sähköpostiosoitteet, ei [email protected] Ei kovin hyvä ammattimaisen kuvan projisoimiseen.

Sitä vastoin Google Apps tarjoaa verkkotunnuksellesi sähköpostiviestejä, joissa on Gmail-käyttöliittymä, enemmän tallennustilaa Gmailissa, lisätilaa Google Drivessa, ympäri vuorokauden puhelin- ja sähköpostituki sekä 99,9%: n käyttöaikatakuu. Google Docs toimii Microsoft Outlookin kanssa. On suojausasetuksia, joita et saa ilmaisella tuotteella, ja voit lisätä ja hallita muita käyttäjätilejä.

Jotta asiat olisivat erittäin yksinkertaisia ​​ja kaikki yhdessä paikassa, voit jopa rekisteröidä ja hallita verkkotunnustasi Google-verkkotunnusten kautta, joka liittyy Google Apps for Work -sovellukseen. Mutta sinun ei tarvitse. Se on täysin sinun.

edut

Tässä on joitain Apps for Work -sovelluksen merkittävimmistä eduista.

Brändätty sähköposti

Tärkein syy hyödyntää isäntäsi tarjoamaa Google Apps for Work -tarjousta on tietysti merkkituotteet ilman cPanelin tai Pleskin kautta tarjottavaa hämmentävää konfigurointiliittymää. Kun käytät Google Apps for Work -sovellusta web-hosting-järjestelysi kanssa, saat myös joitain paras käytettävissä oleva roskapostisuodatus. Googlella on kannustin ja etu tässä tilassa, koska sillä on niin paljon lonkeroita verkkoihin ja se näkee niin suuren osan sähköpostista oman.

Lukuisista juridisista syistä monet yritykset ovat viisaita pitämään kopioita kaikista verkkotunnuksensa kautta lähetetyistä ja vastaanotetuista sähköposteista. Google-sovellusten Google-holvi on yksi tapa tehdä tämä.

Google Vault -sovelluksen avulla kaikki sähköpostit, keskustelut, liitteet ja jopa muut Google Apps for Work -sovellukseen luomaasi ja tallentamaasi asiakirjaa säilytetään, tarkastettavissa, haettavissa, vietävissä ja lukitaan löydettäviksi siinä tapauksessa, että yritystä haastetaan oikeuteen tai joudutaan todistaa säännösten noudattamisen. Voit ostaa Vault -lisenssejä lisäosana 5 dollarilla käyttäjää kohti kuukaudessa.

Kolmannen osapuolen laajennukset

Google Apps for Work -sivustolle syntyi uusi laajennusteollisuus, kun se nimettiin Google Apps for Business. Kolmannen osapuolen kehittäjät ovat ohjelmoineet Apps for Google: n tuottavuuden ekosysteemin sovellukset, jotka ovat yhtä hyviä tai parempia kuin erilliset ohjelmat.

Esimerkki hyödyllisestä laajennuksesta web-suunnittelijalle tai ohjelmistokehittäjälle on LucidChart. Tämän liitännäisen avulla voit saada suurimman osan huippuluokan vuokaavio- ja kaavio-ohjelmistojen ominaisuuksista ilmaiseksi ja loput ominaisuuksista nimelliskuukausittain kuukausittain tai vuosittain. LucidChart integroituu Google Apps for Work -yhteistyöominaisuuksiin, jotta asiakirjojen jakaminen toimii samalla tavalla kuin alkuperäinen Google-tuottavuuspaketti.

Toinen hieno Google Apps for Work -tuottavuuslaajennus verkko- ja mobiili-kehittäjille on NodeFire.com. NodeFire: n avulla voit suunnitella, testata ja ottaa käyttöön HTML5-animaatioita verkkosivustollesi. Sovelluksen ilmainen versio on rajoitettu muutamiin animaatiovaiheisiin ja julkaistu koodi on rajoitettu. 12 dollaria kuukaudessa voit avata nämä ominaisuudet ja monet muut.

Rajoittamaton tila

Google Apps for Work on perussuunnitelma, joka on 5 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa 30 Gt: n pilvitallennustilalle. Jos esimerkiksi tilavuus tilaa käyttäjää kohti, esimerkiksi suurille suunnittelutiedostoille, on ollut ongelma verkkoyrityksellesi, ylimääräisellä 5 dollarilla käyttäjää kohti kuukaudessa (yhteensä 10 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, on selvää) jokaisella käyttäjällä voi olla rajaton tallennustilaa, jos sinulla on enemmän kuin 5 käyttäjää (1 TB käyttäjää kohti alle viisi) ja pystyt lähettämään korkeintaan 5 teratavua yhdessä otoksessa. Vaikka 5 teratavua on hirvittävää paljon, jopa joidenkin nopeampien yhteyksien läpi. Jos käsittelet useita teratavuja dataa normaalisti, Amazonin S3 on nopeampi tapa lähettää tietoja lähettämällä fyysisesti kiintolevy tukitiimilleen. Google Apps for Work ei näytä tarjoavan tätä palvelua tämän kirjoituksen alusta lähtien.

Laitteiden yhteensopivuus

Google-dokumenttien käyttö on todella helppoa useiden laitteiden välillä, jopa sellaisten, joissa on Linux.

Automaattinen tallennus

Yksi asia, joka on todella pelastanut pekoni useaan otteeseen, on se, kuinka usein Google-dokumentit tallentavat työsi automaattisesti. Jos joudut palaamaan aiempaan versioon, sinulla on myös joitain vaihtoehtoja siellä.

Kaikki nämä edut ovat kultaa web-hosting-yrityksille, jotka pyrkivät purkamaan sähköpostia ja tuottavuussovellustukea. Jos Google tekee nämä asiat jo hyvin, miksi heidän pitäisi kantaa taakka ?

haitat

Mutta huomaa, että Google Apps for Work -sovelluksen käyttämisessä on joitain haittoja.

Sähköpostin rajoitukset

Onko sinulla jo iso postilaatikko ja haluat siirtyä Outlookista Gmailiin? Jos se on liian suuri, sitä ei ehkä siirretä Google Apps for Work -sovellukseen. Lisäksi sinun on luotava kaikki Outlook-säännöt uudelleen Gmail-suodattimina.

Vaikka voit tarkistaa sähköpostit Gmailin verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta ja kaikilla mobiililaitteillasi Google Apps for Work -sovelluksella, joskus Outlookin kanssa löytyy teknisiä hikeitä, jotka voivat olla turhauttavia. Esimerkiksi jotkut Outlook-käyttäjät ovat huomanneet, että heillä on ongelmia ActiveSyncin ja Outlookin kanssa, kun ne ovat yhteydessä Gmailin POP: n ja IMAP: n kanssa. Googlen tukitiimi voi auttaa useimmissa tapauksissa, mutta me kaikki tiedämme, että Outlook (ts. “Varo!”) Voi olla toisinaan melko oikukas, uhmata jopa joitain asiantuntevia yrityksiä korjata ongelmansa..

Tiedoston koon rajoitukset

Korkean resoluution valokuvat ylittävät säännöllisesti 2 megatavua. Yli 2 megatavun yksittäisten kuvien lähettäminen ei ole ongelma Google Apps for Work -sovellukselle. Asiakirjoja, joihin on upotettu suurempia kuvia, ei kuitenkaan ladata järjestelmään. Tekstiasiakirjojen enimmäismäärä on noin 1 miljardi merkkiä. Ei tarpeeksi hyvä, jos yrityksesi tiedostoissa on paljon määriä raakatietoja (ts. GPS-pisteitä, tieteellisiä tietoja jne.). Diaesitykset ovat rajoitettu 400 dioihin kukin. Mutta jos sinulla on niin monta dioa yhdessä esityksessä, saatat joutua harkitsemaan esitystä uudelleen.

Valuuttarajoitukset

Jos maksat Google Apps for Work -sovelluksesta, jos Google ei tue ostamista oman maan virallisessa valuutassa, sinun on maksettava siitä Yhdysvaltain dollareissa tai vastaavassa arvossa Yhdysvaltain dollareita oman maan valuutassa. Jos toimit yksinomaan muussa valuutassa kuin Yhdysvaltain dollarissa tai muissa vaihtoehdoissa, kuten euro, sinun on suunniteltava kustannukset sen jälkeen, kun olet muuttanut paikallisen valuuttasi vaihtokurssiin, mikä voi aiheuttaa ongelmia menoennusteissa. Googlella on

Virheellisesti käyttävät kolmansien osapuolten sovellukset

Vaikka on monia, monia sovelluksia, jotka pelaavat hyvin Google Apps for Work -sovelluksen kanssa, jotkut sovellukset ovat vain mainostuotteita tai ovat täysin paisuneet ja turhia. Valitettavasti se vaatii kokeilun ja virheen selvittämistä, mitkä ovat todella asennuksen arvoisia.

yksityisyys

Tallentaessasi onnellisia sähköpostiviestejä ja asiakirjoja Google Apps for Work -palveluun, palvelu seuraa myös olemassa olevaa sisältöä ja poraa sitä yritystäsi varten. Tämä ei välttämättä ole iso juttu äiti-ja pop-myymälöille, jotka pitävät kaupan hyväksyttävänä. Mutta kaikkien yritysten, jotka työskentelevät hallitus-, finanssi-, terveydenhuolto- tai muilla aloilla, joilla yksityisyys on ensiarvoisen tärkeää, on tutkittava tämä kompromissi oikeudellisesta näkökulmasta tarkasti.

liitettävyys

Kun pilvipalvelun trumpetointi on uusi tapa työskennellä, kyseisestä hypestä ei ole juurikaan mukavuutta, kun olet pulassa lentokentällä, jolla on heikkoa tai langatonta signaalia. Jos et pysty muodostamaan yhteyttä Internetiin, et pääse dokumentteihisi. Onnea muokkaamalla viime hetken esitystä, jos se oli tallennettu Google-dokumenteihin. On offline-vaihtoehtoja, mutta sinun on ajateltava eteenpäin käyttääksesi niitä yhteyskriisiin.

Olin esimerkiksi risteilyllä perheeni kanssa ja minulla oli yhteyksiä reitin varrella. Mutta halusin kirjoittaa, kun olimme merellä. Olin ladannut Docs-sovelluksen ja työskentelin töissäni dokumentin suhteen, vain ymmärtääkseni, että olin laiminlyönyt synkronoida viimeisimmät muutokset offline-versioon iPadiin. Palattuaan kotiin huomasin, että minulla oli todellakin kaksi versiota asiakirjasta. Yksi pilvessä ja yksi iPadissani. En ole vieläkään päässyt sovittelemaan näitä kahta, koska pelkään menettää aikaa, joka tarvitaan sen selvittämiseen.

johtopäätös

Google Apps for Work on hyödyllinen yritysomistajille, jotka haluavat hallita tuottavuusohjelmistoja, sähköpostia ja muita IT-palveluita yhdellä käyttöliittymällä. Mutta se tapahtuu yksityisyyden riskin tai menetyksen kustannuksella. Sinun tulisi harkita riskiäsi ja suvaitsevaisuuttasi ennen kuin kirjaudut palveluun joko Web-isäntäsi kautta tai itse.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map