Vylepšete produktivitu pomocí Google Apps for Work

Proč malé firmy mohou chtít integrovat službu Google Apps for Work prostřednictvím svého webového hostitele a jak může zvýšit produktivitu & účinnost.


Výhody a nevýhody služby Google Apps for Work

Vaše hostitelská společnost může mít jen to, co může zlepšit produktivitu na vašem pracovišti. Říká se tomu Google Apps for Work. Pokud jste ji nepoužívali, vám chybí.

Google Apps for Work (nyní známý jako G Suite) poskytuje obchodní e-mail (@ yourdomain.com), online sdílení souborů a videokonference vše v rámci jedné služby. Můžete jej použít jako cloudovou obchodní komunikaci, spolupráci, sdílení souborů a administrativní sadu. Někteří weboví hostitelé (například Bluehost, GreenGeeks, & iPage abychom jmenovali alespoň některé) se spojili se společností Google a integrovali Apps for Work přímo do vašeho stávajícího účtu webového hostingu, takže je pro vás velmi snadné je získat. Velká otázka zní: „Opravdu potřebuji službu Google Apps for Work a kolik jí skutečně pomůže v mé firmě?“ Tyto služby také nemůžu získat zdarma?

Ano, všechny aplikace Google Apps for Work můžete používat zdarma, odděleně od sebe. Ale to je trochu bolest, protože máte samostatné přihlašovací údaje, ale nemáte žádné centrální rozhraní pro jejich správu. Svou e-mailovou komunikaci také nemůžete označit pod svou doménou. Budete mít pouze e-mailové adresy [email protected], nikoli adresy [email protected] Není to příliš dobré pro promítání profesionálního image.

Naproti tomu Google Apps poskytuje e-maily ve vaší doméně pomocí rozhraní Gmail, více úložného prostoru v Gmailu, další prostor na Disku Google, nepřetržitou telefonickou a e-mailovou podporu a 99,9% záruku dostupnosti. Dokumenty Google fungují s aplikací Microsoft Outlook. S bezplatným produktem existují nastavení zabezpečení, která můžete přidat a spravovat další uživatelské účty.

Chcete-li, aby vše zůstalo velmi jednoduché a vše na jednom místě, můžete si dokonce zaregistrovat a spravovat svou doménu prostřednictvím domén Google, které se spojují se službou Google Apps for Work. Ale nemusíte. Je to zcela na vás.

Výhody

Zde jsou některé z pozoruhodnějších výhod Apps for Work.

Značkový e-mail

Hlavním důvodem pro využití nabídky hostitele služby Google Apps for Work je samozřejmě značkový e-mail bez matoucího konfiguračního rozhraní nabízeného prostřednictvím cPanel nebo Plesk. Pokud používáte službu Google Apps for Work s uspořádáním webhostingu, získáte také některé z nejlepší dostupné filtrování spamu. Google má v tomto prostoru motiv a výhodu, protože má tolik chapadel do sítí a vidí tolik e-mailu, který prochází jeho vlastní.

Z mnoha právních důvodů je mnoho podniků moudré uchovávat kopie všech e-mailů odeslaných a přijatých prostřednictvím jejich domén. Google Vault v Google Apps for Work je jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout.

S Google Vault jsou všechny e-maily, chaty, přílohy a dokonce i další dokumenty, které vytvoříte a uložíte ve službě Google Apps for Work, uchovány, auditovatelné, prohledávatelné, exportovatelné a „uzamčené“ pro zjištění v případě, že je společnost žalována nebo potřebuje prokázat shodu s předpisy. Licence Vault si můžete zakoupit jako doplněk za 5 $ na uživatele měsíčně.

Doplňky třetích stran

V době, kdy se to nazývalo Google Apps pro firmy, Google Apps for Work vytvořil nové odvětví pluginů. Vývojáři třetích stran naprogramovali aplikace pro ekosystém produktivity Google Apps, které jsou stejně dobré nebo lepší než samostatné programy.

Příkladem užitečného pluginu pro webdesignéra nebo vývojáře softwaru je LucidChart. Pomocí tohoto pluginu můžete získat většinu funkcí špičkového vývojového a diagramového softwaru zdarma a zbývající funkce za nominální měsíční nebo roční poplatek. LucidChart se integruje s funkcemi spolupráce Google Apps for Work, takže sdílení dokumentů funguje stejně jako nativní sada produktivity Google.

Dalším skvělým pluginem pro produktivitu Google Apps for Work pro vývojáře webu a mobilu je NodeFire.com. S NodeFire můžete navrhovat, testovat a implementovat animace HTML5 pro svůj web. Bezplatná verze aplikace je omezena na několik fází animace a publikovaný kód je omezen. Za 12 $ měsíčně můžete tyto funkce a mnoho dalších odemknout.

Neomezený prostor

Google Apps for Work, jako základní plán, činí 5 $ na uživatele měsíčně za 30 GB cloudového úložiště. Pokud je však úložný prostor na uživatele, například pro velké návrhové soubory, problémem pro vaše online podnikání, pro dalších 5 $ za uživatele měsíčně (celkem 10 $ za uživatele měsíčně), každý uživatel může mít neomezený počet úložný prostor, pokud máte více než 5 uživatelů (1 TB na uživatele za méně než 5) a budete moci nahrát až 5 terabajtů v jednom záběru. Přestože je 5 terabajtů strašně hodně prosazovat i některá z rychlejších spojení. Pokud pracujete s více terabajty dat s jakoukoli pravidelností, Amazon’s S3 je rychlejší způsob, jak nahrávat data prostřednictvím fyzického zaslání pevného disku jejich týmu podpory. Zdá se, že služba Google Apps for Work od tohoto psaní tuto službu nenabízí.

Kompatibilita zařízení

Je opravdu snadné používat Dokumenty Google mezi více zařízeními, dokonce i těmi, která používají Linux.

Automatické uložení

Jednou z věcí, která mi při mnoha příležitostech skutečně zachránila slaninu, je to, jak často vaše dokumenty Google automaticky ukládají vaši práci. Pokud se potřebujete vrátit k předchozí revizi, máte k dispozici také některé možnosti.

Všechny tyto výhody jsou zlato pro webhostingové společnosti, které se snaží zbavit podpory e-mailů a podpory produktivity. Pokud Google tyto věci již dělá dobře, proč by měli brát na sebe břemeno ?

Nevýhody

Vezměte však na vědomí, že používání služby Google Apps for Work má určité nevýhody.

Omezení e-mailu

Máte již velkou doručenou poštu a chcete se přesunout z aplikace Outlook do Gmailu? Pokud je příliš velký, nemusí se převést na Google Apps for Work. Rovněž budete muset znovu vytvořit všechna pravidla aplikace Outlook jako filtry Gmailu.

I když můžete pomocí služby Google Apps for Work kontrolovat e-maily prostřednictvím webového rozhraní Gmailu a na všech svých mobilních zařízeních, v aplikaci Outlook někdy existují technické škytavky, které mohou být frustrující. Například někteří uživatelé aplikace Outlook zjistili, že mají problémy s aplikací ActiveSync a Outlook při propojení s POP a IMAP Gmailu. Tým podpory Google může ve většině případů pomoci, ale všichni víme, že Outlook (a.k.a. „Look Out!“) Může být občas poněkud náladový, což brání i těm nejznámějším pokusům o vyřešení jeho problémů..

Omezení velikosti souboru

Fotografie s vysokým rozlišením pravidelně přesahují 2 megabajty. Nahrávání jednotlivých obrázků větších než 2 megabajty není pro Google Apps for Work žádný problém. Žádné dokumenty s vloženými většími obrázky se však do systému nebudou nahrávat. Textové dokumenty jsou také omezeny na asi 1 miliardu znaků. Není dost dobré, pokud soubory vaší firmy obsahují velké množství nezpracovaných dat (tj. GPS body, vědecká data atd.). Prezentace snímků jsou omezeny na 400 snímků. Ale pokud máte tolik snímků v jedné prezentaci, možná budete muset tuto prezentaci přehodnotit.

Omezení měny

Pokud za službu Google Apps for Work platíte, pokud Google nepodporuje nákup v oficiální měně vaší země, musíte za něj zaplatit v amerických dolarech nebo v ekvivalentní hodnotě amerických dolarů v měně vaší země. Pokud obchodujete výhradně v jiné měně, než je americký dolar nebo jiné možnosti, jako je euro, budete muset naplánovat náklady po převodu místní měny na běžný kurz, což může způsobit problémy v předpovědi nákladů. Google má

Chování aplikací třetích stran

Přestože existuje mnoho, mnoho aplikací, které se službou Google Apps for Work dobře fungují, existují i ​​jiné, které představují pouze ad-ware nebo jsou zcela nafouklé a zbytečné. Bohužel, pokusit se a omyl přijít na to, které z nich stojí za instalaci.

Soukromí

I když šťastně ukládáte své e-maily a dokumenty ve službě Google Apps for Work, služba také sleduje obsah, který máte, a vrtá jej o informace o vaší firmě. To nemusí být pro obchod s matkou a popem, který shledá kompromis přijatelný, velkým problémem. Ale všechny podniky, které se zabývají vládami, finančními, zdravotnickými nebo jinými sektory, kde je ochrana soukromí prvořadá, budou muset tento kompromis z právního hlediska velmi pečlivě prozkoumat..

Připojení

Vzhledem k tomu, že trumpetování cloud computingu je novým způsobem práce, je tento humbuk trochu komfortu, když jste uvíznuti na letišti se špatným nebo žádným bezdrátovým signálem. Pokud se nemůžete připojit k internetu, nemůžete se k dokumentům dostat. Hodně štěstí při úpravě této prezentace na poslední chvíli, pokud byla uložena v Dokumentech Google. Existují možnosti offline, ale budete muset myslet dopředu, abyste je mohli použít v krizi připojení.

Například jsem byl na plavbě s rodinou a měl jsem na naší trase spojení. Ale chtěl jsem psát, když jsme byli na moři. Stáhl jsem si aplikaci Dokumenty a pracoval na mém dokumentu, jen abych si uvědomil, že jsem zanedbal synchronizaci svých posledních změn offline verze na svém iPadu. Když jsem se vrátil domů, zjistil jsem, že mám skutečně dvě verze dokumentu. Jeden v cloudu a jeden na mém iPadu. Pořád jsem se neobrátil na to, abych tyto dva smířil, protože se bojím ztráty času, než to přijdu na to..

Závěr

Google Apps for Work je výhoda pro majitele firem, kteří chtějí spravovat svůj software pro produktivitu, e-mail a další IT služby v rámci jednoho rozhraní. Ale to přichází na úkor rizika nebo ztráty soukromí. Než se zaregistrujete ke službě, měli byste zvážit své vystavení riziku a toleranci, a to buď prostřednictvím svého hostitele webu, nebo sami.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me