Увеличете производителността с Google Apps for Work

Защо малките фирми могат да искат да интегрират Google Apps for Work чрез своя уеб хост и как това може да повиши производителността & ефективност.


Плюсовете и минусите на Google Apps for Work

Вашата хостинг компания може да има точно това за подобряване на производителността на работното ви място. Нарича се Google Apps for Work. Ако не сте го използвали, пропускате.

Google Apps for Work (сега известен като G Suite) предоставя бизнес имейл (@ yourdomain.com), онлайн споделяне на файлове и видео срещи в рамките на една услуга. Можете да го използвате като облачна базирана бизнес комуникация, сътрудничество, споделяне на файлове и пакет от администрация. Някои уеб хостове (като Bluehost, GreenGeeks), & iPage, за да назовем няколко) си партнираха с Google, за да интегрират Apps for Work директно в съществуващия си уеб хостинг акаунт, което го прави много лесно да го получите. Големият въпрос е: „Наистина ли се нуждая от Google Apps for Work и колко наистина ще помогне на бизнеса ми?“ Също така не мога да получа тези услуги безплатно?

Да, можете да използвате безплатно всички приложения на Google Apps for Work, независимо един от друг. Но това е малко болка, защото имате отделни данни за вход, но няма централен интерфейс, който да ги управлява. Освен това не можете да маркирате имейл комуникациите си под вашия домейн. Ще имате само имейл адреси [email protected], а не име@yourdomain.com. Не е много добро за проектиране на професионален образ.

За разлика от това, Google Apps предоставя имейл до вашия домейн с интерфейс на Gmail, повече пространство за съхранение в Gmail, допълнително пространство в Google Диск, денонощна поддръжка за телефон и имейл и 99,9% гаранция за продължаване. Google Docs работи с Microsoft Outlook. Има настройки за сигурност, които няма да получите с безплатен продукт и можете да добавяте и администрирате други потребителски акаунти.

За да запазите нещата много прости и всичко на едно място, можете дори да регистрирате и администрирате своя домейн чрез Google Domains, който се свързва с Google Apps for Work. Но не е нужно. Това зависи изцяло от вас.

Предимства

Ето някои от по-забележителните предимства на Apps for Work.

Марков имейл

Основната причина да се възползвате от предлагането на вашия домакин от Google Apps for Work е, разбира се, марков имейл без объркващия конфигурационен интерфейс, предлаган чрез cPanel или Plesk. Когато използвате Google Apps for Work с вашия уеб хостинг договор, получавате и някои от най-доброто налично филтриране на спам. Google има стимул и предимство в това пространство, тъй като има толкова много пипала в мрежите и вижда толкова голяма част от имейла да минава през неговия собствен.

Поради много юридически причини, много фирми са разумни да съхраняват копия на всички имейли, изпратени и получени чрез своите домейни. Google Vault в Google Apps for Work е един от начините да направите това.

С Google Vault всички имейл, чатове, прикачени файлове и дори други документи, които създавате и съхранявате в Google Apps for Work, се запазват, подлежат на проверка, могат да се търсят, да бъдат изнасяни и „заключени“ за откриване в случай, че някоя компания бъде заведена от иск или трябва доказват спазването на разпоредбите. Можете да закупите Vault лицензи като добавка за $ 5 на потребител на месец.

Приставки за трети страни

Когато се наричаше Google Apps for Business, Google Apps for Work породи нова индустрия с приставки. Трети разработчици програмират приложения за екосистемата на Google за производителност, които са по-добри или по-добри от самостоятелните програми.

Пример за полезен плъгин за уеб дизайнер или разработчик на софтуер е LucidChart. С този плъгин можете да получите безплатно повечето функции на софтуера за диаграми и диаграми от висок клас безплатно, а останалите функции за номинална месечна или годишна такса. LucidChart се интегрира с функциите за сътрудничество на Google Apps for Work, така че споделянето на вашите документи да работи точно както в родния пакет за производителност на Google.

Друг страхотен плъгин за производителност на Google Apps for Work за разработчици на уеб и мобилни устройства е NodeFire.com. С NodeFire можете да проектирате, тествате и внедрявате HTML5 анимации за вашия уебсайт. Безплатната версия на приложението е ограничена до няколко етапа на анимация и публикуваният код е ограничен. За 12 долара на месец можете да отключите тези функции и много други.

Неограничено пространство

Като основен план Google Apps for Work е 5 долара на потребител на месец за 30 GB облачно съхранение. Ако обаче пространството за съхранение на потребител, да речем, за големи дизайнерски файлове е било проблем за вашия онлайн бизнес, за допълнителни $ 5 на потребител на месец (общо 10 долара на потребител на месец, за да е ясно), всеки потребител може да има неограничен брой пространство за съхранение, ако имате повече от 5 потребители (1 TB на потребител за по-малко от 5) и ще можете да качите до 5 терабайта в един кадър. Въпреки че, 5 терабайта е страшно много да прокарате дори някои от по-бързите връзки. Ако имате работа с множество терабайти данни с каквато и да е регулярност, S3 на Amazon е по-бърз начин за качване на данни чрез физическо изпращане на твърд диск до техния екип за поддръжка. Понастоящем Google Apps for Work изглежда не предлага тази услуга.

Съвместимост на устройството

Наистина е лесно да използвате Google Документи между множество устройства, дори и тези, работещи под Linux.

Автоматично запазване

Едно нещо, което наистина ми спаси бекона многократно, е колко често Google Документи автоматично запазват работата ви. Ако трябва да се върнете към предишна ревизия, имате и някои опции там.

Всички тези предимства са злато за уеб хостинг компании, които се стремят да зареждат електронната поща и поддръжката на приложението за производителност. Ако Google вече прави тези неща добре, защо трябва да поемат тежестта ?

Недостатъци

Но имайте предвид, че има някои недостатъци при използването на Google Apps for Work.

Ограничения по имейл

Вече имате голяма пощенска кутия и искате да преминете от Outlook към Gmail? Ако е прекалено голям, може да не се прехвърли към Google Apps for Work. Също така ще трябва да създадете отново всичките си правила на Outlook като филтри в Gmail.

Въпреки че можете да проверявате имейл чрез уеб-базиран интерфейс на Gmail и на всичките си мобилни устройства с Google Apps for Work, понякога има технически хитрици с Outlook, които могат да бъдат смущаващи. Например някои потребители на Outlook са установили, че срещат проблеми с ActiveSync и Outlook, когато се свързват с POP и IMAP на Gmail. Екипът за поддръжка на Google може да помогне в повечето случаи, но всички знаем, че Outlook (a.k.a. „Внимавайте!“) Може да бъде доста капризен на моменти, противопоставяйки дори някои от най-знаещите опити за отстраняване на проблемите си..

Ограничения за размера на файла

Фотографиите с висока разделителна способност редовно надвишават 2 мегабайта. Качването на отделни изображения, по-големи от 2 мегабайта, не е проблем за Google Apps for Work. Но всички документи с по-големи изображения, вградени в тях, няма да се качват в системата. Текстовите документи също са ограничени до около 1 милиард символа всеки. Не е достатъчно добре, ако файловете на вашия бизнес имат големи количества необработени данни (т.е. GPS точки, научни данни и т.н.). Слайд презентациите са ограничени до 400 слайда всяка. Но ако имате толкова много слайдове в една презентация, може да се наложи да преосмислите тази презентация.

Валутни ограничения

Когато плащате за Google Apps for Work, ако Google не поддържа покупка в официалната валута на вашата страна, трябва да я заплатите в щатски долари или в еквивалентната стойност на щатските долари във валутата на вашата страна. Ако търгувате изключително във валута, различна от щатския долар или други опции като еврото, ще трябва да планирате разходи след преобразуването на местната валута в текущия курс, което може да причини проблеми в прогнозите за разходите. Google има

Неправилно поведение на приложения на трети страни

Въпреки че има много, много приложения, които играят добре с Google Apps for Work, има и други, които представляват само рекламни изделия или са напълно раздути и безполезни. За съжаление, за да се установи кои от тях наистина си струва да се инсталират, са необходими опити и грешки.

поверителност

Докато щастливо съхранявате имейлите и документите си в Google Apps for Work, услугата също следи съдържанието, което имате, и го пробива за информация за вашия бизнес. Това може да не е голяма работа за магазин за мама и поп, който смята компромиса за приемлив. Но всеки бизнес, който се занимава с правителствени, финансови, здравни грижи или други сектори, където поверителността е от първостепенно значение, ще трябва да проучи този обмен много внимателно от правна гледна точка..

Свързаност

Тъй като тръбата на облачните компютри е новият начин за работа, този hype е малко удобен, когато сте заседнали на летище с лош или безжичен сигнал. Ако не можете да се свържете с интернет, не можете да стигнете до документите си. Успех да редактирате презентацията в последната минута, ако тя се съхранява в Google Документи. Има опции офлайн, но ще трябва да помислите предварително, за да ги използвате в криза на свързаността.

Например, бях на круиз със семейството си и имах петна на свързаност по нашия маршрут. Но исках да пиша, когато бяхме в морето. Бях изтеглил приложението Документи и работех далеч над документа си, само за да осъзная, че съм пренебрегнал да синхронизирам последните си промени с офлайн версията на моя iPad. Когато се върнах у дома, установих, че наистина имам две версии на документа. Един в облака и един на моя iPad. Все още не съм стигнал до примиряването на двете, защото се страхувам да не загубя времето, което ще отнеме, за да го разбера.

заключение

Google Apps for Work е благодат за собствениците на фирми, които искат да управляват своя софтуер за производителност, имейл и други ИТ услуги под един интерфейс. Но това идва с цената на риск или загуба на личния живот. Трябва да обмислите риска и търпимостта си, преди да се регистрирате за услугата или чрез вашия уеб хост, или сами.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me