Steigern Sie die Produktivität mit Google Apps for Work

Warum kleine Unternehmen Google Apps for Work möglicherweise über ihren Webhost integrieren möchten und wie dies die Produktivität steigern kann & Effizienz.


Vor- und Nachteile von Google Apps for Work

Ihr Hosting-Unternehmen hat möglicherweise genau das Richtige, um die Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz zu verbessern. Es heißt Google Apps for Work. Wenn Sie es nicht verwendet haben, verpassen Sie es.

Google Apps for Work (jetzt als G Suite bekannt) Bietet geschäftliche E-Mails (@ yourdomain.com), Online-Dateifreigabe und Videokonferenzen in einem einzigen Service. Sie können es als Cloud-basierte Suite für Geschäftskommunikation, Zusammenarbeit, Dateifreigabe und Verwaltung verwenden. Einige Webhosts (wie Bluehost, GreenGeeks, & iPage (um nur einige zu nennen) hat sich mit Google zusammengetan, um Apps for Work direkt in Ihr bestehendes Webhosting-Konto zu integrieren, sodass Sie es ganz einfach erhalten. Die große Frage lautet: “Brauche ich Google Apps for Work wirklich und wie viel hilft es meinem Unternehmen wirklich?” Kann ich diese Dienste auch nicht kostenlos erhalten??

Ja, Sie können alle Anwendungen von Google Apps for Work kostenlos und getrennt voneinander verwenden. Dies ist jedoch etwas mühsam, da Sie über separate Anmeldungen verfügen, jedoch keine zentrale Schnittstelle für deren Verwaltung. Sie können Ihre E-Mail-Kommunikation auch nicht unter Ihrer Domain brandmarken. Sie haben nur die E-Mail-Adressen [email protected], nicht die Adressen [email protected] Nicht sehr gut für die Projektion eines professionellen Images.

Im Gegensatz dazu bietet Google Apps E-Mails in Ihrer Domain eine Google Mail-Oberfläche, mehr Speicherplatz in Google Mail, zusätzlichen Speicherplatz in Google Drive, Telefon- und E-Mail-Support rund um die Uhr sowie eine 99,9% ige Verfügbarkeitsgarantie. Google Text & Tabellen funktioniert mit Microsoft Outlook. Es gibt Sicherheitseinstellungen, die Sie mit einem kostenlosen Produkt nicht erhalten, und Sie können andere Benutzerkonten hinzufügen und verwalten.

Um die Dinge ganz einfach und an einem Ort zu halten, können Sie Ihre Domain sogar über Google Domains registrieren und verwalten, das mit Google Apps for Work verknüpft ist. Aber das musst du nicht. Es liegt ganz bei Ihnen.

Vorteile

Hier sind einige der bemerkenswertesten Vorteile von Apps for Work.

Marken-E-Mail

Der Hauptgrund, das Angebot Ihres Hosts für Google Apps for Work zu nutzen, ist natürlich Marken-E-Mail ohne die verwirrende Konfigurationsoberfläche, die über cPanel oder Plesk angeboten wird. Wenn Sie Google Apps for Work mit Ihrem Webhosting-Arrangement verwenden, erhalten Sie auch einige davon die beste verfügbare Spam-Filterung. Google hat in diesem Bereich einen Anreiz und einen Vorteil, da es so viele Tentakel in den Netzwerken hat und sieht, dass so viel von der E-Mail selbst übertragen wird.

Aus zahlreichen rechtlichen Gründen ist es für viele Unternehmen ratsam, Kopien aller E-Mails aufzubewahren, die über ihre Domains gesendet und empfangen werden. Google Vault in Google Apps for Work ist eine Möglichkeit, dies zu tun.

Mit Google Vault werden alle E-Mails, Chats, Anhänge und sogar andere Dokumente, die Sie in Google Apps for Work erstellen und speichern, beibehalten, überprüft, durchsucht, exportiert und für die Erkennung gesperrt, falls ein Unternehmen verklagt wird oder muss Einhaltung der Vorschriften nachweisen. Sie können Vault-Lizenzen als Add-On für 5 USD pro Benutzer und Monat kaufen.

Plugins von Drittanbietern

Damals, als es Google Apps for Business hieß, brachte Google Apps for Work eine neue Plugin-Branche hervor. Entwickler von Drittanbietern haben Apps für das Produktivitäts-Ökosystem von Apps for Google programmiert, die mindestens so gut sind wie eigenständige Programme.

Ein Beispiel für ein nützliches Plugin für einen Webdesigner oder Softwareentwickler ist LucidChart. Mit diesem Plugin können Sie die meisten Funktionen der High-End-Software für Flussdiagramme und Diagramme kostenlos und die restlichen Funktionen gegen eine geringe monatliche oder jährliche Gebühr nutzen. LucidChart lässt sich in die Funktionen für die Zusammenarbeit mit Google Apps for Work integrieren, sodass Ihre Dokumentfreigabe genauso funktioniert wie die native Google-Produktivitätssuite.

Ein weiteres großartiges Produktivitäts-Plugin für Google Apps for Work für Web- und Mobilentwickler ist NodeFire.com. Mit NodeFire können Sie HTML5-Animationen für Ihre Website entwerfen, testen und bereitstellen. Die kostenlose Version der App ist auf einige Animationsstufen beschränkt und der veröffentlichte Code ist eingeschränkt. Für 12 US-Dollar pro Monat können Sie diese und viele andere Funktionen freischalten.

Unbegrenzter Platz

Google Apps for Work kostet als Basisplan 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat für 30 GB Cloud-Speicher. Wenn jedoch Speicherplatz pro Benutzer, beispielsweise für große Designdateien, ein Problem für Ihr Online-Geschäft darstellt, kann jeder Benutzer unbegrenzt 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat (insgesamt 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat, um klar zu sein) haben Speicherplatz, wenn Sie mehr als 5 Benutzer haben (1 TB pro Benutzer für weniger als 5) und bis zu 5 Terabyte auf einmal hochladen können. Obwohl 5 Terabyte eine Menge sind, um selbst einige der schnelleren Verbindungen durchzusetzen. Wenn Sie regelmäßig mit mehreren Terabyte Daten arbeiten, ist Amazon S3 eine schnellere Möglichkeit, Daten hochzuladen, indem Sie eine Festplatte physisch an das Support-Team senden. Google Apps for Work scheint diesen Service derzeit nicht anzubieten.

Gerätekompatibilität

Es ist wirklich einfach, Google Text & Tabellen zwischen mehreren Geräten zu verwenden, selbst unter Linux.

Automatisch speichern

Eine Sache, die meinen Speck mehrmals wirklich gerettet hat, ist, wie oft Google Text & Tabellen Ihre Arbeit automatisch speichert. Wenn Sie zu einer vorherigen Revision zurückkehren müssen, haben Sie dort auch einige Optionen.

All diese Vorteile sind Gold für Webhosting-Unternehmen, die E-Mail- und Produktivitäts-App-Support auslagern möchten. Wenn Google diese Dinge bereits gut macht, warum sollten sie dann die Last tragen müssen? ?

Nachteile

Beachten Sie jedoch, dass die Verwendung von Google Apps for Work einige Nachteile hat.

E-Mail-Einschränkungen

Sie haben bereits einen großen Posteingang und möchten von Outlook zu Google Mail wechseln? Wenn es zu groß ist, wird es möglicherweise nicht auf Google Apps for Work übertragen. Außerdem müssen Sie alle Ihre Outlook-Regeln als Google Mail-Filter neu erstellen.

Obwohl Sie E-Mails über die webbasierte Oberfläche von Google Mail und auf allen Ihren Mobilgeräten mit Google Apps for Work abrufen können, kann es mit Outlook manchmal zu technischen Problemen kommen, die frustrierend sein können. Einige Outlook-Benutzer haben beispielsweise festgestellt, dass bei der Verbindung mit POP und IMAP von Google Mail Probleme mit ActiveSync und Outlook auftreten. Das Support-Team von Google kann in den meisten Fällen helfen, aber wir alle wissen, dass Outlook (a.k.a. „Look Out!“) Manchmal ziemlich launisch sein kann und selbst einigen der sachkundigsten Versuche, seine Probleme zu beheben, trotzt.

Einschränkungen der Dateigröße

Hochauflösende Fotos überschreiten regelmäßig 2 Megabyte. Das Hochladen einzelner Bilder mit mehr als 2 Megabyte ist für Google Apps for Work kein Problem. Dokumente mit darin eingebetteten größeren Bildern werden jedoch nicht in das System hochgeladen. Textdokumente sind ebenfalls auf jeweils etwa 1 Milliarde Zeichen begrenzt. Nicht gut genug, wenn die Dateien Ihres Unternehmens große Mengen an Rohdaten enthalten (d. H. GPS-Punkte, wissenschaftliche Daten usw.). Folienpräsentationen sind auf jeweils 400 Folien begrenzt. Wenn Sie jedoch so viele Folien in einer Präsentation haben, müssen Sie diese Präsentation möglicherweise überdenken.

Währungsbeschränkungen

Wenn Sie für Google Apps for Work bezahlen und Google den Kauf in der offiziellen Währung Ihres Landes nicht unterstützt, müssen Sie dafür in US-Dollar oder zum Gegenwert von US-Dollar in der Währung Ihres Landes bezahlen. Wenn Sie ausschließlich mit einer anderen Währung als dem US-Dollar oder anderen Optionen wie dem Euro handeln, müssen Sie die Kosten nach der Umrechnung Ihrer lokalen Währung auf den laufenden Kurs planen, was zu Problemen bei der Kostenprognose führen kann. Google hat eine

Fehlverhalten von Apps von Drittanbietern

Während es viele, viele Apps gibt, die gut mit Google Apps for Work funktionieren, gibt es andere, die nur Werbung darstellen oder völlig aufgebläht und nutzlos sind. Leider ist es ein Versuch und Irrtum, herauszufinden, welche wirklich eine Installation wert sind.

Privatsphäre

Während Sie Ihre E-Mails und Dokumente gerne in Google Apps for Work speichern, überwacht der Dienst auch Ihre Inhalte und sucht nach Informationen zu Ihrem Unternehmen. Für einen Tante-Emma-Laden, der den Kompromiss für akzeptabel hält, ist dies möglicherweise keine große Sache. Unternehmen, die sich mit Regierung, Finanzen, Gesundheitswesen oder anderen Sektoren befassen, in denen Datenschutz an erster Stelle steht, müssen diesen Kompromiss jedoch aus rechtlicher Sicht sehr genau prüfen.

Konnektivität

Da die Trompete des Cloud Computing die neue Arbeitsweise ist, ist dieser Hype wenig angenehm, wenn Sie auf einem Flughafen mit schlechtem oder keinem drahtlosen Signal gestrandet sind. Wenn Sie keine Verbindung zum Internet herstellen können, können Sie nicht auf Ihre Dokumente zugreifen. Viel Glück beim Bearbeiten dieser Präsentation in letzter Minute, wenn sie in Google Text & Tabellen gespeichert wurde. Es gibt Offline-Optionen, Sie müssen jedoch vorausdenken, um sie in einer Konnektivitätskrise einsetzen zu können.

Zum Beispiel war ich mit meiner Familie auf einer Kreuzfahrt und hatte Verbindungspunkte entlang unserer Route. Aber ich wollte schreiben, als wir auf See waren. Ich hatte die Docs-App heruntergeladen und arbeitete an meinem Dokument, nur um festzustellen, dass ich es versäumt hatte, meine letzten Änderungen mit der Offline-Version auf meinem iPad zu synchronisieren. Als ich nach Hause zurückkehrte, stellte ich fest, dass ich tatsächlich zwei Versionen des Dokuments hatte. Eine in der Cloud und eine auf meinem iPad. Ich bin immer noch nicht dazu gekommen, die beiden zu versöhnen, weil ich Angst habe, die Zeit zu verlieren, die nötig ist, um es herauszufinden.

Fazit

Google Apps for Work ist ein Segen für Geschäftsinhaber, die ihre Produktivitätssoftware, E-Mails und andere IT-Services unter einer Oberfläche verwalten möchten. Dies geht jedoch zu Lasten eines Risikos oder eines Verlusts der Privatsphäre. Sie sollten Ihr Risiko und Ihre Toleranz berücksichtigen, bevor Sie sich entweder über Ihren Webhost oder auf eigene Faust für den Service anmelden.

Jeffrey Wilson Administrator
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