Növelje a termelékenységet a Google Apps for Work segítségével

Miért érdemes a kisvállalkozások integrálni a Google Apps for Work internetes gazdagépen keresztül, és hogyan javíthatja a termelékenységet & hatékonyság.


A Google Apps for Work előnyei és hátrányai

Lehet, hogy otthoni vállalkozása csak a javítja a munkahelyét. A neve Google Apps for Work. Ha nem használta, akkor hiányzik.

Google Apps for Work (ma G Suite néven ismert) üzleti e-maileket (@ saját domain.com), online fájlmegosztást és videoeseményeket nyújt egy szolgáltatáson belül. Felhő alapú üzleti kommunikáció, együttműködés, fájlmegosztás és adminisztrációs csomagként használható. Néhány webtárhely (például a Bluehost, a GreenGeeks, & Az iPage, hogy csak néhányat említsünk) együttműködtek a Google-lal az Apps for Work közvetlenül a meglévő webtárhely-fiókjába történő integrálása érdekében, így rendkívül egyszerűvé teszi, hogy azt megszerezze. A nagy kérdés: „Vajon valóban szükség van-e a Google Apps for Work-re, és mennyiben segít ez valóban a vállalkozásomat?” Ezenkívül nem tudom ingyenesen megkapni ezeket a szolgáltatásokat?

Igen, a Google Apps for Work összes alkalmazását ingyenesen, egymástól külön-külön használhatja. De ez kissé fájdalom, mert külön bejelentkezési adatai vannak, de nincs központi felületük a kezelésükhöz. Az e-mail kommunikációt nem teheti márkanevének a domainje alatt. Csak a [email protected] e-mail címekre lesz szükséged, a [email protected] domain.com címekre nem. Nem túl jó a professzionális kép kivetítéséhez.

Ezzel szemben a Google Apps e-maileket biztosít a domainjén egy Gmail kezelőfelülettel, további tárhelyet biztosít a Gmailben, további helyet biztosít a Google Drive-ban, napi 24 órás telefon- és e-mail támogatást, valamint 99,9% -os rendelkezésre állási garanciát nyújt. A Google Docs működik a Microsoft Outlook programmal. Vannak olyan biztonsági beállítások, amelyeket nem kap az ingyenes termék, és felvehet és adminisztrálhat más felhasználói fiókokat.

Annak érdekében, hogy a dolgok rendkívül egyszerűek és egy helyen legyenek, akkor is regisztrálhatja és felügyelheti domainjét a Google Domains szolgáltatáson keresztül, amely kapcsolódik a Google Apps for Work-hez. De nem kell. Ez teljesen rajtad múlik.

Előnyök

Itt található az Apps for Work néhány figyelemre méltó előnye.

Márkás e-mail

A fő oka annak, hogy kihasználja a házigazda által kínált Google Apps for Work-et, természetesen, a márkás e-mailek a cPanel vagy a Plesk által kínált zavaró konfigurációs felület nélkül. Ha a Google Apps for Work-et használja webtárhely-elrendezéséhez, akkor néhány a rendelkezésre álló legjobb spamszűrés. A Google ösztönzővel és előnnyel rendelkezik ebben a térségben, mivel oly sok csápja van a hálózatoknak, és látja, hogy az e-mailek nagy része saját magán áthalad.

Számos jogi ok miatt sok vállalkozás bölcs dolog, ha megőrzi a domainjein keresztül küldött és kapott e-mailek másolatait. A Google Vault a Google Apps for Work-ben az egyik módszer erre.

A Google Vault használatával az összes e-mail, csevegés, mellékletek és még a Google Apps for Work-ben tárolt és tárolt dokumentumok megmaradnak, megvizsgálhatók, kereshetők, exportálhatók és felzárkóztathatók felfedezéshez abban az esetben, ha valamelyik társaság ellen pert indítanak. bizonyítani a szabályok betartását. Vault licenceket kiegészítőként vásárolhat, havonta 5 dollárért, felhasználónként.

Harmadik fél plugins

A Google Apps for Business elnevezésű Google Apps for Work-re új plugin-ipar jött létre. Harmadik féltől származó fejlesztők programozták az Apps for Google termelékenységi ökoszisztémájához olyan programokat, amelyek ugyanolyan jó vagy jobb, mint az önálló programok..

Példa egy webes tervező vagy szoftverfejlesztő számára hasznos bővítményre a LucidChart. Ezzel a pluginnel ingyenesen beszerezheti a csúcskategóriás folyamatábra- és diagramkészítő szoftverek legtöbb szolgáltatását, a többi szolgáltatás pedig névleges havi vagy éves díjat. A LucidChart integrálódik a Google Apps for Work együttműködési funkcióival, így a dokumentummegosztás ugyanúgy működik, mint a natív Google termelékenységi csomag.

Egy másik nagyszerű Google Apps for Work termelékenység-bővítmény webes és mobil fejlesztők számára NodeFire.com. A NodeFire segítségével HTML5 animációkat tervezhet, tesztelhet és telepíthet webhelye számára. Az alkalmazás ingyenes verziója néhány animációs szakaszra korlátozódik, és a közzétett kód korlátozott. Havonta 12 dollárért kinyithatja ezeket a funkciókat és még sokan mások.

Korlátlan hely

A Google Apps for Work alapvető tervként havonta 5 USD felhasználónként 30 GB-os felhőalapú tárhelyért. Ha azonban egy felhasználónként, például a nagy tervezési fájlok esetében a tárolóhely problémát jelent az online üzleti vállalkozás számára, havonta további 5 USD-t (felhasználónként havonta összesen 10 USD, egyértelművé téve) minden felhasználó korlátlanul rendelkezhet tárhelyet, ha több mint 5 felhasználója van (egy felhasználónként 1 TB kevesebb, mint 5), és egy felvételnél akár 5 terabyte-ot képes feltölteni. Ennek ellenére 5 terabyte-os szörnyű tétel, hogy akár néhány gyorsabb kapcsolaton is át tudjon lépni. Ha több terabájtos adatmennyiséggel foglalkozik bármilyen szabályossággal, akkor az Amazon S3 gyorsabb módja az adatok feltöltésének, a merevlemez fizikai elküldésével a támogatási csoporthoz. Úgy tűnik, hogy a Google Apps for Work az írása óta nem nyújtja ezt a szolgáltatást.

Készülék kompatibilitás

Nagyon könnyű használni a Google Dokumentumokat több eszköz között, még azok esetében is, amelyek Linux rendszert futtatnak.

Automatikus mentés

Az egyik dolog, amely számos alkalommal valóban megmentette a szalonnámat, az az, hogy a Google Dokumentumok milyen gyakran menti automatikusan a munkádat. Ha vissza kell térnie az előző verzióhoz, akkor ott is van néhány lehetőség.

Mindezen előnyök aranyat jelentenek azoknak a web hosting cégeknek, amelyek az e-mailek és a termelékenység alkalmazásának támogatására törekednek. Ha a Google ezeket a dolgokat már jól elvégzi, miért kellene viselniük a terhet ?

hátrányok

De ne feledje, hogy vannak hátrányai a Google Apps for Work használatának.

E-mail korlátozások

Van már egy nagy postafiókja, és át akarja helyezni az Outlook programból a Gmailbe? Ha túl nagy, akkor előfordulhat, hogy nem adja át a Google Apps for Work-hez. Ezenkívül az összes Outlook-szabályt újra létre kell hoznia Gmail szűrőként.

Annak ellenére, hogy ellenőrizheti az e-maileket a Gmail webalapú felületén keresztül és az összes mobil eszközön a Google Apps for Work segítségével, néha vannak olyan technikai csuklások az Outlook alkalmazásával, amelyek frusztrálóak lehetnek. Például néhány Outlook-felhasználó úgy találta, hogy problémákat tapasztal az ActiveSync és az Outlook alkalmazásban, amikor a Gmail POP-jával és IMAP-felülettel kapcsolódnak össze. A Google ügyfélszolgálata a legtöbb esetben segítséget nyújthat, de mindannyian tudjuk, hogy az Outlook (pl. „Vigyázz!”) Időnként meglehetősen szeszélyes lehet, és még a legmegfelelőbb kísérletekkel is szembeszáll a problémáival..

Fájlméret korlátozások

A nagy felbontású fényképek rendszeresen meghaladják a 2 megabájtot. A 2 megabájtnál nagyobb egyedi képek feltöltése nem jelent problémát a Google Apps for Work számára. De azok a dokumentumok, amelyekbe beágyazott nagyobb képek kerülnek, nem kerülnek feltöltésre a rendszerbe. A szöveges dokumentumok mindegyike körülbelül 1 milliárd karakter hosszú lehet. Nem elég jó, ha vállalkozása fájljai nagy mennyiségű nyers adatot tartalmaznak (pl. GPS-pontok, tudományos adatok stb.). A diavetítések mindegyike 400 diára korlátozódik. De ha nagyon sok diája van egy prezentációban, akkor előfordulhat, hogy át kell gondolni a prezentációt.

Devizakorlátozások

Ha fizet a Google Apps for Work-hez, ha a Google nem támogatja az országának hivatalos pénznemében történő vásárlást, akkor azért fizetnie kell amerikai dollárban, vagy az Ön országának pénznemében kifejezett amerikai dollár értékével. Ha kizárólag az USA dollárától eltérő valutában vagy más opciókkal, például az euróval foglalkozik, akkor a helyi pénznemnek az átváltási árfolyamra történő átváltása után meg kell terveznie a költségeket, ami problémákat okozhat a kiadások előrejelzésében. A Google rendelkezik egy

Rosszul viselkedő harmadik féltől származó alkalmazások

Noha sok-sok alkalmazás jól játszik a Google Apps for Work-szel, vannak olyanok, amelyek csak hirdetési cikkeket jelentenek, vagy teljesen felfúvódtak és haszontalanok. Sajnos kipróbálás és hiba vesz igénybe, hogy kitaláljuk, melyeket érdemes telepíteni.

Magánélet

Miközben boldogan tárolja e-maileit és dokumentumait a Google Apps for Work számára, a szolgáltatás a megfigyelt tartalmakat is figyelemmel kíséri, és vállalkozása számára információkat gyűjt. Lehet, hogy ez nem lesz nagy ügy egy anya-pop-bolt számára, aki elfogadhatónak találja a kompromisszumot. De minden olyan vállalkozásnak, amely kormányzati, pénzügyi, egészségügyi vagy egyéb ágazatokkal foglalkozik, ahol a magánélet kiemelkedően fontos, ezt a kompromisszumot jogi szempontból nagyon szorosan meg kell vizsgálni..

Kapcsolódás

Mivel a felhőalapú számítástechnika minden újszerű módja a munkavégzésnek, ez a hype kevés kényelmet jelent, ha egy repülőtéren rekedt, ahol rossz vagy nincs vezeték nélküli jel. Ha nem tud csatlakozni az internethez, akkor nem tud hozzáférni a dokumentumaihoz. Sok szerencsét az utolsó pillanatban bemutató szerkesztésénél, ha azt a Google Dokumentumokban tárolták. Vannak offline lehetőségek, de előre kell gondolkodnia, hogy felhasználhassa őket egy kapcsolódási válságban.

Például, körutaztam a családommal, és kapcsolatom folyton volt az útvonalunk mentén. De azt akartam írni, amikor a tengeren voltunk. Letöltöttem a Docs alkalmazást, és nem dolgoztam a dokumentumnál, csak hogy rájöjjem, hogy elhanyagoltam a legfrissebb módosítások szinkronizálását az offline verzióra az iPad készüléken. Hazatértem, rájöttem, hogy valóban két változatom van a dokumentumról. Az egyik a felhőben, a másik az én iPad-én. Még mindig nem kezdtem el a kettőt egyeztetni, mert attól tartok, hogy elveszíti az időt, amely kitalálásra kerül..

Következtetés

A Google Apps for Work hasznos üzlettulajdonosok számára, akik egyetlen kezelőfelületen keresztül akarják kezelni termelékenységi szoftverüket, e-maileket és egyéb informatikai szolgáltatásaikat. De ez valójában a magánélet kockázatának vagy elvesztésének árán jár. Mielőtt feliratkozik a szolgáltatásra, akár a webgazda segítségével, akár egyedül, mérlegelnie kell a kockázatnak való kitettségét és toleranciáját.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me