Forbedre produktiviteten med Google Apps for Work

Hvorfor små virksomheder måske ønsker at integrere Google Apps for Work gennem deres webhost, og hvordan det kan forbedre produktiviteten & effektivitet.


Fordele og ulemper ved Google Apps for Work

Dit hostingfirma har muligvis netop det, du kan forbedre produktiviteten på din arbejdsplads. Det kaldes Google Apps for Work. Hvis du ikke har brugt det, går du glip af det.

Google Apps for Work (nu kendt som G Suite) leverer forretnings-e-mail (@ yourdomain.com), online fildeling og videomøder alt sammen inden for en tjeneste. Du kan bruge det som en skybaseret forretningskommunikation, samarbejde, fildeling og administration. Nogle webhosts (som Bluehost, GreenGeeks), & iPage for at nævne nogle få) har samarbejdet med Google for at integrere Apps for Work direkte i din eksisterende webhostingkonto, hvilket gør det super let for dig at få det. Det store spørgsmål er: “har jeg virkelig brug for Google Apps for Work, og hvor meget vil det virkelig hjælpe min virksomhed?” Kan jeg heller ikke få disse tjenester gratis?

Ja, du kan bruge alle Google Apps for Work’s applikationer gratis, separat fra hinanden. Men det er lidt vondt, fordi du har separate login, men ingen central grænseflade til at administrere dem. Du kan heller ikke brand din e-mail-kommunikation under dit domæne. Du har kun [email protected] e-mail-adresser, ikke [email protected] dit domæne.com adresser. Ikke særlig godt til at projicere et professionelt image.

I modsætning hertil leverer Google Apps e-mail på dit domæne med en Gmail-grænseflade, mere lagerplads i Gmail, ekstra plads i Google Drev, døgnet rundt telefon- og e-mail-support og en 99,9% oppetidsgaranti. Google Dokumenter fungerer sammen med Microsoft Outlook. Der er sikkerhedsindstillinger, som du ikke får med gratis produkt, og du kan tilføje og administrere andre brugerkonti.

For at holde tingene superenkle og alt sammen på et sted, kan du endda registrere og administrere dit domæne gennem Google-domæner, der er knyttet til Google Apps for Work. Men det behøver du ikke. Det er helt op til dig.

Fordele

Her er nogle af de mere bemærkelsesværdige fordele ved Apps for Work.

Branded e-mail

Hovedårsagen til at drage fordel af din værts tilbud af Google Apps for Work er naturligvis mærket e-mail uden den forvirrende konfigurationsgrænseflade, der tilbydes via cPanel eller Plesk. Når du bruger Google Apps for Work med dit webhostearrangement, får du også nogle af den bedste tilgængelige spamfiltrering. Google har et incitament og en fordel i dette rum, fordi det har så mange tentakler ind i netværkene og ser så meget af e-mailen gå gennem sin egen.

Af mange juridiske grunde er mange virksomheder kloge til at opbevare kopier af alle de e-mails, der er sendt og modtaget via deres domæner. Google Vault i Google Apps for Work er en måde du kan gøre dette på.

Med Google Vault bevares, e-mail, chats, vedhæftede filer og endda andre dokumenter, du opretter og gemmer i Google Apps for Work, auditerbar, søgbar, eksporterbar og “låst” til opdagelse i tilfælde af, at et firma er sagsøgt eller har brug for bevise overholdelse af reglerne. Du kan købe Vault-licenser som tilføjelse for $ 5 pr. Bruger pr. Måned.

Tredjeparts plugins

Tilbage, da det blev kaldt Google Apps for Business, skabte Google Apps for Work en ny pluginindustri. Tredjepartsudviklere programmerede apps til Apps til Googles produktivitetsøkosystem, der er så gode som eller bedre end uafhængige programmer.

Et eksempel på et nyttigt plugin til en webdesigner eller softwareudvikler er LucidChart. Med dette plugin kan du få de fleste af funktionerne i high-end flowdiagrammer og diagrammer software gratis, og resten af ​​funktionerne mod et nominelt månedligt eller årligt gebyr. LucidChart integreres med Google Apps for Work-samarbejdsfunktioner, så din deling af dokumenter fungerer lige som den oprindelige Google-produktivitetssuite.

Et andet fantastisk Google Apps for Work-produktivitetsplugin til web- og mobiludviklere er NodeFire.com. Med NodeFire kan du designe, teste og distribuere HTML5-animationer til dit websted. Den gratis version af appen er begrænset til et par animationstrin, og den offentliggjorte kode er begrænset. For $ 12 pr. Måned kan du låse disse funktioner og mange andre op.

Ubegrænset plads

Google Apps for Work er som grundlæggende $ 5 pr. Bruger pr. Måned for 30 GB cloud-lager. Hvis lagringsplads pr. Bruger, f.eks. For store designfiler har været et problem for din online forretning, kan yderligere 5 dollars pr. Bruger pr. Måned (i alt $ 10 pr. Bruger pr. Måned for at være tydelige), kan hver bruger have ubegrænset lagerplads, hvis du har mere end 5 brugere (1 TB pr. bruger på mindre end 5) og vil være i stand til at uploade op til 5 terabyte i et skud. Skønt 5 terabyte er en frygtelig masse at skubbe gennem nogle af de hurtigere forbindelser. Hvis du beskæftiger dig med flere terabyte af data med enhver form for regelmæssighed, er Amazons S3 en hurtigere måde at uploade data via fysisk mailing af en harddisk til deres supportteam. Google Apps for Work ser ud til at dette tilbud ikke tilbyder denne service.

Enhedskompatibilitet

Det er virkelig nemt at bruge Google Docs mellem flere enheder, også dem, der kører Linux.

Gem automatisk

En ting, der virkelig har gemt min bacon ved en række lejligheder, er, hvor ofte Google Docs automatisk gemmer dit arbejde. Hvis du har brug for at gå tilbage til en forudgående revision, har du også nogle muligheder der.

Alle disse fordele er guld til webhostingfirmaer, der søger at downloade support til e-mail og produktivitet. Hvis Google allerede gør disse ting godt, hvorfor skulle de skulle bære byrden ?

Ulemper

Men vær opmærksom på, at der er nogle ulemper ved at bruge Google Apps for Work.

E-mail-begrænsninger

Har du allerede en stor indbakke, og du vil flytte fra Outlook til Gmail? Hvis den er for stor, overføres den muligvis ikke til Google Apps for Work. Du bliver også nødt til at genskabe alle dine Outlook-regler, som Gmail-filtre.

Selvom du kan kontrollere e-mail via Gmail’s webbaserede interface og på alle dine mobile enheder med Google Apps for Work, er der nogle gange tekniske hikke med Outlook, der kan være frustrerende. For eksempel har nogle Outlook-brugere fundet ud af, at de oplever problemer med ActiveSync og Outlook, når de kobles sammen med Gmail’s POP og IMAP. Googles supportteam kan hjælpe i de fleste tilfælde, men vi ved alle, at Outlook (f.eks. “Se ud!”) Til tider kan være temmelig lunefuld, og trods af endda nogle af de mest kyndige forsøg på at løse dets problemer.

Filstørrelsesbegrænsninger

Fotografier i høj opløsning overstiger regelmæssigt 2 megabyte. Upload af individuelle billeder på mere end 2 megabyte er ikke noget problem for Google Apps for Work. Men alle dokumenter med større billeder, der er integreret i dem, uploades ikke til systemet. Tekstdokumenter er også begrænset til ca. 1 milliard tegn hver. Ikke godt nok, hvis din virksomheds filer har store mængder rå data (dvs. GPS-point, videnskabelige data osv.). Presentationsbilleder er begrænset til 400 lysbilleder hver. Men hvis du har så mange dias i en præsentation, skal du muligvis genoverveje den præsentation.

Valutabegrænsninger

Når du betaler for Google Apps for Work, hvis Google ikke understøtter køb i dit lands officielle valuta, skal du betale for det i amerikanske dollars eller til den tilsvarende værdi af amerikanske dollars i dit lands valuta. Hvis du udelukkende handler med anden valuta end den amerikanske dollar eller andre muligheder som euroen, bliver du nødt til at planlægge omkostninger efter konvertering af din lokale valuta til den igangværende kurs, hvilket kan forårsage problemer i udgiftsprognoser. Google har en

Forkert opførsel af tredjepartsapps

Selvom der er mange, mange apps, der spiller godt med Google Apps for Work, er der andre, der kun udgør annoncevarer eller er helt oppustede og ubrukelige. Desværre tager det prøve og fejl at finde ud af, hvilke der virkelig er værd at installere.

Privatliv

Mens du med glæde gemmer dine e-mails og dokumenter i Google Apps for Work, overvåger tjenesten også det indhold, du har, og borer dem for information om din virksomhed. Dette er måske ikke en stor ting for en mor-og-pop-butik, der finder udvekslingen acceptabel. Men enhver virksomhed, der beskæftiger sig med regerings-, finans-, sundheds- eller andre sektorer, hvor privatlivets fred er af afgørende betydning, skal undersøge denne kompromis meget nøje fra et juridisk synspunkt.

Connectivity

Da al trompetningen af ​​cloud computing er den nye måde at arbejde på, er denne hype lidt trøst, når du er strandet i en lufthavn med dårligt eller intet trådløst signal. Hvis du ikke kan oprette forbindelse til Internettet, kan du ikke komme til dine dokumenter. Held og lykke med at redigere den præsentation i sidste øjeblik, hvis den blev gemt i Google Docs. Der er offlineindstillinger, men du bliver nødt til at tænke fremad for at bruge dem i en forbindelse-krise.

For eksempel var jeg på et krydstogt med min familie og havde pletter med forbindelse langs vores rute. Men jeg ville skrive, da vi var på havet. Jeg havde downloadet Docs-appen og arbejdede væk ved mit dokument, kun for at indse, at jeg havde forsømt at synkronisere mine seneste ændringer til den offline version på min iPad. Da jeg vendte hjem, fandt jeg ud af, at jeg faktisk havde to versioner af dokumentet. En i skyen og en på min iPad. Jeg er stadig ikke ude af at forene de to, fordi jeg er bange for at miste den tid, det vil tage at finde ud af det.

Konklusion

Google Apps for Work er en velsignelse for virksomhedsejere, der ønsker at administrere deres produktivitetssoftware, e-mail og andre it-tjenester under én grænseflade. Men det kommer på bekostning af en risiko for eller tab af privatlivets fred. Du skal overveje din risikoeksponering og tolerance, før du tilmelder dig tjenesten enten via din webhost eller på egen hånd.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map