Améliorez la productivité avec Google Apps for Work

Pourquoi les petites entreprises peuvent vouloir intégrer Google Apps for Work via leur hébergeur et comment cela peut améliorer la productivité & Efficacité.


Avantages et inconvénients de Google Apps for Work

Votre hébergeur peut avoir tout ce qu’il faut pour améliorer la productivité de votre lieu de travail. Il s’agit de Google Apps for Work. Si vous ne l’utilisez pas, vous manquez.

Google Apps for Work (désormais appelé G Suite) fournit des e-mails professionnels (@ votredomaine.com), le partage de fichiers en ligne et des réunions vidéo dans un seul et même service. Vous pouvez l’utiliser comme une suite commerciale de communication, de collaboration, de partage de fichiers et d’administration basée sur le cloud. Certains hébergeurs Web (tels que Bluehost, GreenGeeks, & iPage pour n’en nommer que quelques-uns) s’est associé à Google pour intégrer Apps for Work directement dans votre compte d’hébergement Web existant, ce qui vous permet de l’obtenir très facilement. La grande question est: “Ai-je vraiment besoin de Google Apps for Work et dans quelle mesure cela aidera-t-il vraiment mon entreprise?” De plus, ne puis-je pas obtenir ces services gratuitement?

Oui, vous pouvez utiliser gratuitement toutes les applications de Google Apps for Work, séparément les unes des autres. Mais c’est un peu pénible car vous disposez de connexions distinctes mais pas d’interface centrale pour les gérer. Vous ne pouvez pas non plus marquer vos communications par e-mail sous votre domaine. Vous n’aurez que des adresses e-mail [email protected], et non des adresses [email protected] Pas très bon pour projeter une image professionnelle.

En revanche, Google Apps fournit des e-mails sur votre domaine avec une interface Gmail, plus d’espace de stockage dans Gmail, un espace supplémentaire dans Google Drive, une assistance téléphonique et par e-mail 24h / 24 et une garantie de disponibilité de 99,9%. Google Docs fonctionne avec Microsoft Outlook. Il y a des paramètres de sécurité que vous n’obtiendrez pas avec le produit gratuit et vous pouvez ajouter et administrer d’autres comptes d’utilisateurs.

Pour garder les choses super simples et tout en un seul endroit, vous pouvez même enregistrer et administrer votre domaine via Google Domains, qui est lié à Google Apps for Work. Mais ce n’est pas obligatoire. Cela dépend entièrement de vous.

Les avantages

Voici quelques-uns des avantages les plus notables d’Apps for Work.

Courriel de marque

La principale raison de profiter de l’offre de Google Apps for Work proposée par votre hôte est, bien entendu, les e-mails de marque sans l’interface de configuration déroutante offerte via cPanel ou Plesk. Lorsque vous utilisez Google Apps for Work avec votre arrangement d’hébergement Web, vous bénéficiez également de le meilleur filtrage anti-spam disponible. Google a une incitation et un avantage dans cet espace car il a tellement de tentacules dans les réseaux et voit une grande partie du courrier électronique passer par le sien.

Pour de nombreuses raisons juridiques, de nombreuses entreprises ont intérêt à conserver des copies de tous les e-mails envoyés et reçus via leur domaine. Google Vault dans Google Apps for Work est une façon de procéder.

Avec Google Vault, tous les e-mails, chats, pièces jointes et même les autres documents que vous créez et stockez dans Google Apps for Work sont conservés, vérifiables, consultables, exportables et «verrouillés» pour être découverts dans le cas où une entreprise est poursuivie ou doit le faire. prouver la conformité aux réglementations. Vous pouvez acheter des licences Vault en tant que module complémentaire pour 5 $ par utilisateur et par mois.

Plugins tiers

À l’époque où il s’appelait Google Apps for Business, Google Apps for Work a engendré une nouvelle industrie de plugins. Les développeurs tiers ont programmé des applications pour l’écosystème de productivité Apps for Google qui sont aussi bonnes ou meilleures que les programmes autonomes.

LucidChart est un exemple de plugin utile pour un concepteur de sites Web ou un développeur de logiciels. Avec ce plugin, vous pouvez obtenir gratuitement la plupart des fonctionnalités des logiciels de création de diagrammes et de diagrammes haut de gamme, et le reste des fonctionnalités pour des frais mensuels ou annuels nominaux. LucidChart s’intègre aux fonctionnalités de collaboration de Google Apps for Work afin que votre partage de documents fonctionne exactement comme le fait la suite de productivité native de Google..

Un autre excellent plug-in de productivité Google Apps for Work pour les développeurs Web et mobiles est NodeFire.com. Avec NodeFire, vous pouvez concevoir, tester et déployer des animations HTML5 pour votre site Web. La version gratuite de l’application est limitée à quelques étapes d’animation et le code publié est limité. Pour 12 $ par mois, vous pouvez débloquer ces fonctionnalités et bien d’autres.

Espace illimité

Google Apps for Work, en tant que forfait de base, coûte 5 USD par utilisateur et par mois pour 30 Go de stockage cloud. Cependant, si l’espace de stockage par utilisateur, par exemple, pour les fichiers de conception volumineux a été un problème pour votre entreprise en ligne, pour un supplément de 5 $ par utilisateur par mois (un total de 10 $ par utilisateur par mois, pour être clair), chaque utilisateur peut avoir un nombre illimité espace de stockage si vous avez plus de 5 utilisateurs (1 To par utilisateur pour moins de 5) et pourrez télécharger jusqu’à 5 téraoctets en une seule fois. Bien que, 5 téraoctets, c’est énormément de choses à faire passer, même certaines des connexions les plus rapides. Si vous traitez régulièrement plusieurs téraoctets de données, le S3 d’Amazon est un moyen plus rapide de télécharger des données via l’envoi physique d’un disque dur à leur équipe d’assistance. Google Apps for Work, à ce jour, ne semble pas offrir ce service.

Compatibilité des appareils

Il est vraiment facile d’utiliser Google Docs entre plusieurs appareils, même ceux qui exécutent Linux.

Sauvegarde automatique

Une chose qui a vraiment sauvé mon bacon à plusieurs reprises est la fréquence à laquelle Google Docs enregistre automatiquement votre travail. Si vous devez revenir à une révision précédente, vous avez également quelques options.

Tous ces avantages sont idéaux pour les sociétés d’hébergement Web qui cherchent à se décharger de la messagerie et de la prise en charge des applications de productivité. Si Google fait déjà bien ces choses, pourquoi devraient-ils assumer le fardeau ?

Désavantages

Mais sachez que l’utilisation de Google Apps for Work présente certains inconvénients..

Limitations des e-mails

Vous avez déjà une grande boîte de réception et vous souhaitez passer d’Outlook à Gmail? S’il est trop grand, il risque de ne pas être transféré vers Google Apps for Work. De plus, vous devrez recréer toutes vos règles Outlook en tant que filtres Gmail.

Même si vous pouvez consulter vos e-mails via l’interface Web de Gmail et sur tous vos appareils mobiles avec Google Apps for Work, il y a parfois des problèmes techniques avec Outlook qui peuvent être frustrants. Par exemple, certains utilisateurs d’Outlook ont ​​constaté qu’ils rencontraient des problèmes avec ActiveSync et Outlook lors de l’interface avec POP et IMAP de Gmail. L’équipe d’assistance de Google peut vous aider dans la plupart des cas, mais nous savons tous qu’Outlook (alias «Attention!») Peut parfois être plutôt capricieux, défiant même certaines des tentatives les plus compétentes pour résoudre ses problèmes..

Limitations de taille de fichier

Les photographies haute résolution dépassent régulièrement 2 mégaoctets. Le téléchargement d’images individuelles supérieures à 2 mégaoctets ne pose aucun problème pour Google Apps for Work. Mais, tous les documents contenant des images plus grandes ne seront pas téléchargés sur le système. Les documents texte sont également limités à environ 1 milliard de caractères chacun. Pas assez bon si les fichiers de votre entreprise contiennent de grandes quantités de données brutes (c’est-à-dire des points GPS, des données scientifiques, etc.). Les présentations de diapositives sont limitées à 400 diapositives chacune. Mais, si vous avez autant de diapositives dans une présentation, vous devrez peut-être repenser cette présentation.

Limitations de devise

Lorsque vous payez pour Google Apps for Work, si Google ne prend pas en charge les achats dans la devise officielle de votre pays, vous devez le payer en dollars américains ou à la valeur équivalente de dollars américains dans la devise de votre pays. Si vous traitez exclusivement dans une devise autre que le dollar américain ou d’autres options comme l’euro, vous devrez planifier les coûts après avoir converti votre devise locale au taux en vigueur, ce qui peut entraîner des problèmes dans les prévisions de dépenses. Google a un

Comportement des applications tierces

Bien qu’il existe de très nombreuses applications qui fonctionnent bien avec Google Apps for Work, il y en a d’autres qui ne sont que des publicités ou sont entièrement gonflées et inutiles. Malheureusement, il faut des essais et des erreurs pour déterminer ceux qui valent vraiment l’installation.

Intimité

Pendant que vous stockez avec plaisir vos e-mails et vos documents dans Google Apps for Work, le service surveille également le contenu que vous avez et le fouille pour obtenir des informations sur votre entreprise. Ce n’est peut-être pas un gros problème pour une boutique maman-et-pop qui trouve le compromis acceptable. Mais toutes les entreprises traitant avec le gouvernement, les finances, les soins de santé ou d’autres secteurs où la confidentialité est primordiale devront examiner ce compromis de très près d’un point de vue juridique..

Connectivité

Avec toute la trompette du cloud computing étant la nouvelle façon de travailler, ce battage médiatique est peu confortable lorsque vous êtes coincé dans un aéroport avec un signal sans fil faible ou inexistant. Si vous ne pouvez pas vous connecter à Internet, vous ne pouvez pas accéder à vos documents. Bonne chance pour l’édition de cette présentation de dernière minute si elle a été stockée dans Google Docs. Il existe des options hors ligne, mais vous devrez penser à l’avenir pour les utiliser dans une crise de connectivité.

Par exemple, j’étais en croisière avec ma famille et j’avais des points de connexion le long de notre itinéraire. Mais je voulais écrire quand nous étions en mer. J’avais téléchargé l’application Docs et travaillais loin sur mon document, seulement pour réaliser que j’avais négligé de synchroniser mes dernières modifications à la version hors ligne sur mon iPad. Quand je suis rentré chez moi, j’ai constaté que j’avais effectivement deux versions du document. Un dans le cloud et un sur mon iPad. Je n’ai toujours pas réussi à concilier les deux parce que j’ai peur de perdre le temps qu’il faudra pour le comprendre.

Conclusion

Google Apps for Work est une aubaine pour les propriétaires d’entreprise qui souhaitent gérer leurs logiciels de productivité, leurs e-mails et autres services informatiques sous une seule interface. Mais cela se fait au prix d’un risque ou d’une perte d’intimité. Vous devez tenir compte de votre exposition au risque et de votre tolérance avant de vous inscrire au service via votre hébergeur ou par vous-même..

Jeffrey Wilson Administrator
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